Asiakkaat

Asiakkaan tiedot

Asiakastiedot-näkymästä näet asiakkaan tiedot, tilaukset ja laskut.

Yksittäisen asiakkaan tiedot saat näkyviin hakemalla asiakasta etusivulta ja klikkaamalla As.ro -sarakkeen numeroa. Pääset myös suoraan asiakkaan tietoihin hakemalla asiakasta asiakasnumerolla.

Pääset asiakkaan tietoihin klikkaamalla asiakasnumeroa

Asiakastiedoissa näkyy asiakkaan yhteys- ja laskutustiedot, asiakkaan ryhmittely ja muut sisäiset tiedot (esim. "Tämä asiakas tapaa myöhästyä laskujen maksamisessa"). Asiakastietoja pääset muokkaamaan kynäikonia painamalla. Leikepöydälle-nappia painamalla saat siirrettyä asiakkaan tiedot leikepöydälle jatkokäsittelyä varten. Nuolista pääset edelliseen ja seuraavan asiakkaaseen ja/tai hakutulokseen.

Asiakaskortin yläpalkista pääset muokkaamaan asiakaskorttia, siirtämään tietoja leikepöydälle ja navigoimaan asiakkaiden välillä

Asiakkaaseen liittyvät Laskut ja Tilaukset näytetään kootusti omissa kentissään. Niitä pääset lisäämään painamalla Lisää tilaus/lasku -painikkeista. Yksittäisiä laskuja pääset muokkaamaan painamalla laskun numerosta. Tilauksia pääsee muokkaamaan klikkaamalla tilauksen nimeä.

Asiakkaaseen liittyvät tilaukset ja laskut näet asiakastiedoissa erillisillä kentillään.

Asiakastietojen muokkaus

Asiakaskortin eri osiot voidaan avata ja sulkea otsikkopalkin oikean reunan Avaaa-ikonista ja valittu esitystapa tallentuu käyttäjäkohtaisesti.

Asiakaskortille kootaan kaikki asiakasta koskevat tiedot

Yhteystiedot

Asiakkaan Yhteystiedot -osiossa lisätään asiakkaalle perustietoja, kuten:

• Yhteystiedot
• Millä kielellä asiakkaan laskut ovat. Tällä hetkellä vaihtoehtoina suomi, englanti, espanja.
• Varhaisjakelun esto
• Pakotus tiettyyn Varhaisjakelun nippuun
• Syntymävuosi
• Asiakastyyppi (esim. onko kyseessä Henkilö- tai Yritysasiakas)

Asiakkaan yhteystiedot kirjataan asiakaskortin ensimmäiseen osioon

Laskutustiedot

Laskutustiedoissa voidaan lisätä asiakkaalle laskutustietojen lisäksi muita tietoja, kuten:

• Toinen maksaja: Laskutusosoitteeksi voidaan liittää eri maksaja maksutietoineen (nimi-/osoite-/verkkolaskutiedot ja toimitustapa) jos tilaajalla on eri saaja kuin maksaja. Tämä tehdään liittämällä maksaja Laskutusosoite asiakkaasta -kenttään.
• Laskun toimitustapa -valikosta määritellään oletustapa, jolla laskut välitetään asiakkaalle (muutettavissa esim. laskukohtaisesti).
• Suoramaksu: Suoramaksun aktivointi on verkkopankittoman maksajan maksutapa, eli se sopii asiakkaalle, joka ei käytä verkkopankkia
• Koontilasku: Koontilaskun aktivointi on asiakkaille, jotka haluavat tilaukset yhdelle kokoomalaskulle (yksittäisten tilauslaskujen sijaan)
• Laskutuslisä: Ei laskutuslisää aktivointi on asiakkaille, joilta ei haluta periä automaattisesti lisättävää (ennalta sovittua) laskutuslisää paperilaskujen lähettämisestä (esim. 5 €). Veloitettava oletushinta ja mahdollinen laskun summaan liittyvä rajoitus (esim. peritään vain yli 50,00 € suuruisista laskuista tai pelkästään ilmoituslaskuista) sovitaan käyttöönoton yhteydessä.
• Perintäkielto: Aktivoimalla tämän kentän, kyseiselle asiakkaalle ei lähetetä maksumuistutuksia eikä peritä laskuja.
• Alennusprosentti tilausasiakkaalle ja ilmoitusasiakkaalle: voidaan lisätä, jos halutaan lisätä asiakkaalle pysyvä alennusprosentti, joka huomioidaan laskujen luontivaiheessa automaattisesti.
• Maksuehtopäivä: voidaan lisätä kuinka monta päivää asiakkaalla on aikaa maksaa laskunsa, oletuksena aika on 14 päivää
• Asiakkaan myyjä: Lisäksi ilmoitusasiakkaalle liitetään nimetty (oletus) Myyjä, jonka avulla heille aktivoituu Näytä ilmoitusmyynti -linkki Etusivun-listausnäkymään.
• Jos asiakkaalla on saldoa, se näkyy laskutietojen alla. Saldoa voi lisätä asiakkaalle painamalla Lisää saldoa -painiketta

Laskutiedoista pääset muokkaamaan asiakkaan maksu- ja laskutietoja tai lisäämään asiakkaan tilauksille toisen maksaja

Saldon lisäys ja käyttö

Saldoa voi lisätä asiakkaalle

1. Maksetun tilauksen katkaisun yhteydessä

2. Tai lisäämällä saldoa manuaalisesti asiakaskortille, kun asiakas on maksanut etukäteen

• Saldoa voi lisätä painamalla Lisää saldoa -painiketta asiakkaan laskutustiedoista

• Saldoa lisätessä voit kirjata kirjauspäivän, summan, lehden, sisäisen selitteen (ei näy asiakkaalle), ulkoinen selite (laskulle)

• Saldon määrä näkyy myös asiakkaan koontisivulla

• Kun saldoa on lisätty, sitä käytetään automaattisesti laskujen maksamiseen laskustuajon yhteydessä. Merkintä saldon käytöstä maksamiseen tulee laskun tuoteriville.

• Tiedot saldon käytöstä päivittyvät myös laskutustietoihin. Alla olevassa esimerkistä näet sisäisestä selitteestä rahamäärän ja laskun johon saldoa on käytetty

Saldon poistaminen

Saldon voi poistaa asiakkaalta klikkaamalla SaldoID:tä ja painamalla Poista. Kun painat Poista, selain näyttää vahvistusviestin. Paina OK, jos haluat poistaa saldon. Saldo saattaa vielä näkyä asiakkaalla poistamisen jälkeen, mutta se poistuu näkyvistä, kun päivität sivun.

Pääset poistamaan saldon painamalla SaldoID:tä ja

painamalla Poista-nappia

Selain näyttää vahvistusviestin. Jos haluat poistaa saldon valitse OK

Markkinointitiedot

Markkinointitiedoissa lisätään asiakkaan mahdolliset antamat markkinointiluvat ja/tai -kiellot eri kanaville ja mistä lähteestä ne on ilmoitettu.

Asiakkaan antamia markkinointikieltoja voidaan lisätä tälle välilehdelle

Ryhmittely

Ryhmittely-osiossa voidaan asiakkaalle aktivoida asetuksista määritellyistä valikoista mm.

• Asiakasroolit, jonka avulla voi tehdä hakuja ja hyödyntää mm. kohdennetussa viestinnässä
• Asiakasryhmät, jota voi hyödyntää esim. asiakkaiden segmentoinnissa
• Vapaa ryhmittely, johon voi kirjoittaa mitä tahansa tekstiä ja hyödyntää sitä mm. hauissa
• Automaattinen ryhmittely muodostuu ohjelmallisesti esim. voimassa olevan tilauksen mukaisesti

Asiakkaan ryhmittely on kätevää esimerkiksi markkinoinnin kohdennuksen kannalta

OmaPalvelu

Oma palvelu –osioon tallennetaan asiakkaan tunnukset OmaPalveluun.

Käyttäjätunnus–kenttään tallennetaan sovittu tunnuksen muoto esim.

• Asiakasnumero
• Sähköpostiosoite

Liitoksen tyyppi -kenttään valitaan onko käyttäjätunnus pääkäyttäjän vai alikäyttäjän (esim. perhetunnus) tunnus. Alikäyttäjällä on rajatummat oikeudet muuttaa tietoja OmaPalvelussa.

Tallennettuasi, voit käyttäjätunnusta klikkaamalla asettaa sille salasanan painamalla Muuta salasana -painikkeesta.

Lähetä uusi tunnus –sähköposti –painikkeella lähetetään asiakkaalle viesti, jossa kerrotaan tunnuksen aktivoinnista ja pyydetään luomaan uusi salasana.

Lähetä salasanan resetointi –sähköposti –painikkeesta lähetetään asiakkaalle viesti, jossa pyydetään antamaan uusi salasana.

Lähetä kertakirjautumislinkki -painikkeesta lähetään asiakkaalle viesti, joka sisältää kertakirjautumislinkin, jolla asiakas voi kerran 1 vuorokauden aikana kirjautua palveluun.

Kirjaudu OmaPalveluun -painikkeesta voidaan kirjautua suoraan OmaPalveluun kyseisellä tunnuksella.

Poista käyttäjätunnus -painikkeesta poistetaan kyseinen käyttäjätunnus.

Muut tiedot

Muut tiedot -osiossa voidaan asiakkaalle aktivoida mm.

• Y-tunnus eli yritystunnus
• Estolista, jolloin hänelle ei toimiteta lehtiä (esim. maksamattomien laskujen takia)
• Sisäisiä lisätietoja, mitkä kaikkien olisi hyvä tietää asiakkaasta

Muihin tietoihin voidaan mm. lisätä asiakkaasta sisäisiä lisätietoja

Jakelupalaute

Jakelupalautteeseen voidaan merkitä asiakkaan mahdollisesti kokemat jakeluhäiriöt, mitkä ohjelma automaattisesti ilmoittaa eteenpäin jakelupalvelulle, kuten Postille.

Lomakkeeseen kirjataan:

• Palautteen syy (esim. ei ole saanut lehteä)
• Mitä lehteä palaute koskee
• Haluaako asiakas puutelehden
• Palautteen lisätietoja

Jakelupalautteen historiatiedoista näkee historiaa asiakkaan aikaisemmin kokemista jakeluhäiriöistä

Jakelupalautteeseen voidaan kirjata asiakkaan kokemat jakeluhäiriöt

Väliaikainen osoite

Väliaikainen osoite -osiossa voidaan kirjata asiakkaalle väliaikainen osoite esim. kesäloman ajaksi. Osoite huomioidaan jakelussa automaattisesti annetun aikarajan mukaisesti.

Lomakkeeseen lisätään:

• Väliaikaisen osoitteen kestoaika
• Väliaikainen osoite
• Valitaan koskeeko väliaikainen osoite kaikkea postitusta tilauksen lisäksi esim. laskuja

Asiakkaalle voidaan määrätä väliaikainen osoite esimerkiksi kesäloman ajaksi

Jakelun keskeytys

Jakelun keskeytys -osion kautta lisätään mahdollinen aikaväli, jolloin tilauksen jakeluun halutaan tilapäinen keskeytys

• Aikarajoitus huomioidaan jakelussa automaattisesti annetun aikarajan mukaisesti
• Jatka voimassa olevia tilauksia -linkistä jatketaan kaikkien aktiivisten tilauksien päättymispäivää keskeytyksen keston verran ajan eteenpäin

Asiakkaan tilauksien jakelun voi keskeyttää valituksi määräajaksi

Tuleva osoitteenmuutos

Tuleva osoitemuutos –osion kautta lisätään uusi osoite, jonka halutaan aktivoituvan tulevaisuudessa

• Osoitteenmuutos astuu voimaan -kenttään merkitään päivä, mistä lähtien jakelun halutaan kohdistuvan uuteen vakiosoitteeseen
• Ohjelma päivittää uuden osoitteen automaattisesti asiakaskortille, kun se aktivoituu

Asiakkaan vanha osoite vaihtuu automaattisesti asiakkaan tulevaan osoitteeseen määrättynä aktivointipäivänä.