Saldo ja rahan palautus

Saldo ja rahan palautus -toiminnolla voit tehdä seuraavaa:

• Siirtää asiakkaalle saldoa, joka on kertynyt katkaistuista, jo maksetuista tilauksista tai liikasuorituksista. Saldoa voi käyttää tulevien laskujen maksamiseen.
• Luoda hyvityslaskun, joka merkitsee asiakkaalle rahapalautuksen – joko katkaistusta, jo maksetusta tilauksesta tai liikasuorituksesta.
• Lisätä asiakkaalle saldoa manuaalisesti, esimerkiksi jos asiakas on maksanut tilauksensa etukäteen.
• Raporteilta näet palautettavat summat sekä asiakkaiden käytettävissä olevan saldon.

HUOM! ETTÄ RAHANPALAUTUS TILIÖITYY OIKEIN, PITÄÄ RAHANPALAUTUKSET KÄSITELLÄ NIIHIN LIITTYVÄLLÄ RAPORTILLA.

Toiminnot ennen käyttöönottoa

Ennen saldo ja palautus -toiminnon käyttöönottoa (tästä lähtien ennakkomaksut), pitää asetuksissa tehdä tiettyjä määrityksiä. Ottakaa yhteyttä TaikaTilaus-tukeen tuki@taikatilaus.fi, jos haluatte ottaa toiminnon käyttöön.

Tilit

Ennakkomaksujen tiliöintejä varten tarvitaan omat tilit

• jonka kautta saldon lisäys ja vähennys asiakkaalle hoidetaan
• jonka kautta rahan palautus asiakkaan tilille hoidetaan

Tileistä kannataa keskustella kirjanpitäjän kanssa.

Erillistuotteet

Ennakkomaksujen tuoterivejä ja niiden tiliöintejä varten pitää luoda erillistuotteet. Mikäli on useampi lehti, tulee niille jokaiselle luoda omat vastaavat erillistuotteet.

Erillistuotteelle laitetaan seuraavat tiedot (tässä esimerkissä rahan palautus):

• Tuotenumero (oma valinnainen)
• Tuoteryhmä esim. Ennakkomaksu
• Tuotenimi esim. Ennakkomaksun palautus [lehti]
• Myyntili (tämä on se tili, jonka kautta rahan palautus hoidetaan)
• ALV-velkatili (tilausten alv velkatili 10%)
• Myyntisaamiset tili (myyntisaamiset tili, jota käytetään kyseessä olevan lehden myyntisaamisissa)

Pääkäyttäjä asetukset

Asetukset/Pääkäyttäjä -välilehdellä pitää laittaa paikalleen

• saldotilin
  • määrittely siitä, mille lehdille saldoa voi käyttää (muodossa LehdenLyhenne;LehdenLyhenne esim. TAN;TAND)
• palautuksen tilin
• lehtikohtaiset erillistuotteet (muodossa: LehdenNimi;ErillistuotteenTuoteID) esim. TaikaNakka;2584

Saldon lisäys ja käyttö

Saldon lisäys

Saldoa voi lisätä asiakkaalle

1. Maksetun tilauksen katkaisun yhteydessä

2. TAI lisäämällä saldoa manuaalisesti asiakaskortille, kun asiakas on maksanut etukäteen

• Saldoa voi lisätä painamalla Lisää saldoa -painiketta asiakkaan laskutustiedoista

• Saldoa lisätessä voit kirjata kirjauspäivän, summan, lehden, sisäisen selitteen (ei näy asiakkaalle), ulkoinen selite (laskulle)

3. TAI Virheellisten suorituksien käsittelyn yhteydessä painamalla Liikasuoritus ennakkomaksuksi -painiketta

Saldon käyttö

Kun saldoa on lisätty, tulee sen määrä näkyviin myös asiakkaan koontisivulla

Kun saldoa on lisätty, sitä käytetään automaattisesti laskujen maksamiseen laskustusajon yhteydessä. Merkintä saldon käytöstä maksamiseen tulee laskun tuoteriville.

Tiedot saldon käytöstä päivittyvät myös laskutustietoihin. Alla olevassa esimerkistä näet sisäisestä selitteestä rahamäärän ja laskun johon saldoa on käytetty

Saldon poistaminen

Saldon voi poistaa asiakkaalta klikkaamalla SaldoID:tä ja painamalla Poista. Kun painat Poista, selain näyttää vahvistusviestin. Paina OK, jos haluat poistaa saldon. Saldo saattaa vielä näkyä asiakkaalla poistamisen jälkeen, mutta se poistuu näkyvistä, kun päivität sivun.

Pääset poistamaan saldon painamalla SaldoID:tä ja

painamalla Poista-nappia

Selain näyttää vahvistusviestin. Jos haluat poistaa saldon valitse OK

Maksetun tilauksen katkaisu

Kun maksettu tilaus katkaistaan, voidaan maksettu summa siirtää asiakkaalle saldoksi tai voidaan tehdä tiliöinti asiakkaalle palautuvasta rahasta tilauksen laskulle (HUOM! TaikaTilauksen kautta ei liiku rahaa! Palautus asiakkaan tilille pitää tehdä taloushallinnon kautta!). HUOM! ETTÄ RAHANPALAUTUS TILIÖITYY OIKEIN, PITÄÄ RAHANPALAUTUKSET KÄSITELLÄ NIIHIN LIITTYVÄLLÄ RAPORTILLA.

Saldoa kertyy asiakkaalle esimerkiksi siinä tapauksessa, että asiakas on maksanut jonkun tilauksen, mutta haluaa sittenkin vaihtaa sen toiseen tilaustuotteeseen. Kun tilaus katkaistaan, tulee asiakkaalle hyvityksenä tilauksen saamattomista lehdistä tietty euromäärä. Tämä määrä siirtyy asiakkaan saldoon, jota voidaan käytettää tulevien laskujen maksamiseen.

Maksetun tilauksen katkaisu tehdään painamalla Maksetun tilauksen katkaisu -painiketta. Lomakkeelle lisätään katkaisupäivä ja -syy. Ohjelma laskee automaattisesti hyvitettävän saldon/rahasumman määrän. Tarvittaessa voit muokata Viesti asiakkaalle ja Sisäinen info -kenttien tekstejä.

Jos haluat palauttaa takaisin maksettavan summan saldoksi, paina Katkaise tilaus ja tiliöi summa asiakkaalle saldoksi tilille [saldotili] -painiketta.

Jos haluat palauttaa takaisin maksettavan summan asiakkaalle, paina Katkaise tilaus ja tee palautuslasku tiliöimällä summa tilille [palautustili] asiakkaalle palautettavaksi -painiketta. HUOM! Tämä ei tee itse palautusta! Palautus pitää tehdä taloushallinnon kautta! Tiliöinti tehdään kirjanpidon raportteja varten! HUOM! ETTÄ RAHANPALAUTUS TILIÖITYY OIKEIN, PITÄÄ RAHANPALAUTUKSET KÄSITELLÄ NIIHIN LIITTYVÄLLÄ RAPORTILLA.

Maksetun tilauksen katkaisutoimet.

Voit palauttaa asiakkaalle suuremman summan saldoon/rahana aktivoimalla Salli suurempi summa -kentän ja kirjaamalla palautettavan summan Palautettava summa -kenttään.

Katkaisun jälkeinen näkymä

Katkaisun jälkeen saldo tulee asiakkaan tietoihin näkyviin. Saldoa käytetään automaattisesti seuraavan laskun maksamiseen.

Saldo näkyy asiakaskortilla laskutustietojen alla.

Saldon palautus näkyy alkuperäisen laskun tiliöinneillä seuraavasti:

Jos valitsit rahapalautuksen, muodostetaan uusi hyvityslasku, joka tiliöi rahanpalautuksen asetuksissa määritetylle tilille.

HUOM! ETTÄ RAHANPALAUTUS TILIÖITYY OIKEIN, PITÄÄ RAHANPALAUTUKSET KÄSITELLÄ NIIHIN LIITTYVÄLLÄ RAPORTILLA.

Tilauksen laskuihin muodostuu palatuksesta lasku

Palautuslasku

Virheellisten suorituksien käsittely

Asiakas maksaa tuplana/liikaa ja summa halutaan palauttaa asiakkaalle

Kun asiakkaan tekemässä suorituksessa on virhe, jää se käsiteltäväksi Suoritukset-välilehdelle. Asiakkaan maksaessa summan tuplana/liikaa ja jos halutaan palauttaa liikasuoritus asiakkaalle rahana, voidaan painaa Liikasuorituksen palautus -painiketta. Palautusta kirjatessa voidaan:

• Asiakasnumeron kautta hakea asiakas, jolle palautus tehdään (oletuksena se, joka on suorituksen tehnyt)
• Valita suorituksen pankkitili
• Liikasuoritustili (jos näitä on enemmän kuin yksi)
• Kirjata takaisin maksettava rahamäärä

HUOM! Yleensä tarvitsee kirjata vain takaisin maksettava rahamäärä, eikä muihin asetuksiin tarvitse koskea.

Palautus suoritetaan painamalla Palauta liikasuoritus -painiketta.

Asiakas maksaa liikaa ja liikamaksu halutaan lisätä asiakkaan saldoon

Kun asiakkaan tekemässä suorituksessa on virhe, jää se käsiteltäväksi Suoritukset-välilehdelle. Asiakkaan maksaessa summan tuplana/liikaa ja jos halutaan palauttaa liikasuoritus asiakkaalle saldona, voidaan painaa Liikasuoritus ennakkomaksuksi -painiketta. Palautusta kirjatessa voidaan:

• Asiakasnumeron kautta hakea asiakas, jolle palautus tehdään (oletuksena se, joka on suorituksen tehnyt)
• Valita lehti, minkä laskuihin suoritusta voi käyttää (jos saldoa voi käyttää kaikkiin laskuihin valitse KAIKKI)
• Valita suorituksen pankkitili
• Liikasuoritustili (jos näitä on enemmän kuin yksi)
• Kirjata takaisin maksettava rahamäärä

HUOM! Yleensä tarvitsee kirjata vain takaisin maksettava rahamäärä, eikä muihin asetuksiin tarvitse koskea.

Palautus suoritetaan painamalla Tallenna ennakkomaksu -painiketta.

Raportit

Asiakassaldot

Raportit-välilehdeltä löydät raportin Asiakassaldot, jolta näet asiakkailla olevat saldot ja saldotapahtumat (esim. saldoa on käytetty laskun maksamiseen).

Raportin määrityksistä voit valita:

• Aikavälin, jolta haetaan palautettavia summia
• Tulostusmuodon (Näytölle, Excel, PDF)
• Kirjaisinkoon
• Raportin ulkoasun (ruudukolla tai ilman)

Raportilta näet:

• SaldoIDn
• Kirjauspäivän
• Saldosumman
• Sisäisen selitteen, jossa lukee tiedot saldon käytöstä, esim. saldon summa ja minkä laskun maksamiseen saldoa on käytetty.
• Ulkoisen selitteen, joka näkyy laskulla
• Lehden, johon saldo liittyy
• Laskun numeron, johon saldoa on käytetty
• Käyttöpäivän

Viimeisellä rivillä ennen seuraava asiakasta, lukee asiakkaan tämänhetkinen saldo.

Ennakkomaksut-tili

Raportit-välilehdeltä löydät raportin Ennakkomaksut-tili, jolta näet Ennakkomaksutilin (saldotili) tapahtumat ja saldon kohdepäivänä.

Raportilla näkyy:

• saldotiliin liittyvät tiliöinnit (lisäys tilille on miinusmerkkinen - , ja saldon käyttö on plussamerkkinen +)
• kirjauspäivät
• summat
• laskun numerot
• asiakasnumerot
• asiakkaan tiedot
• tiliöintien määrät ja summan yhteensä per asiakas
• yhteenvedon raportin lopussa

Maksun palautukset

HUOM! ETTÄ RAHANPALAUTUS TILIÖITYY OIKEIN, PITÄÄ RAHANPALAUTUKSET KÄSITELLÄ TÄLLÄ RAPORTILLA.

Raportit-välilehdeltä löydät raportin Maksun palautukset, millä listataan asiakkaille tehtävät palautukset. Raportilta voi kuitata palautetuiksi summia, jonka jälkeen ne eivät enää näy raportilla (ellet erikseen valitse niitä näkyviksi) ja ne tiliöityvät oikein.

Raportti löytyy kirjanpidon raporteista.

Raportin määrityksistä voit valita:

• Näkyvätkö jo käsitellyt palautukset raportilla
• Aikavälin, jolta haetaan palautettavia summia
• Tulostusmuodon (Näytölle, Excel, PDF)
• Kirjaisinkoon
• Raportin ulkoasun (ruudukolla tai ilman)

Kun raportti on tulostettu näytölle, voit käsitelle yksittäisiä palautuksia (esimerkin raportissa näkyy myös ennakkomaksut).

Raportin ensimmäisessä sarakkeessa näkyy jokaisen palautuksen uniikki TiliöintiID, kopiomalla sen raportin alla olevaan kenttään (TiliöintiID) voit:

• muokata tiliöinnin
  • lisätietoja, esim. selitys siitä mihin palautus liittyy (esim. Suorituksen liikamaksun palautus)
  • tilinumeroa, mihin palautus tehdään ja tarvittaessa tilauksen maksajan nimi, mikäli maksaja on ollut eri kuin tilaaja

Voit muokata palautuksen tietoja painamalla Muuta tietoja -painiketta.

Voit muokata palautuksen liittyvää lisätieto-kenttää ja palautuksen saajan tilinumeroa ja nimeä.

• Kuitata summan käsitellyksi (palautus on tehty asiakkaalle), jolloin se poistuu raportilta, ellet raportin määrityksistä aseta käsiteltyjä summia näkyviksi
  • Kuittaa käsitellyksi -toiminto palauttaa kyseisen summan (-) pankkiin (pankkitilin tiliöinti) sekä tiliöi summan pois palautusten tililtä (+).

Valitse yrityksesi pankkitili, jolta palautus asiakkaan tilille tehtiin.

Painamalla Kuittaa palautus käsitellyksi -painiketta, luot palautuksen tiliöinnit ja merkitset palautuksen käsitellyksi, jolloin se poistuu raportilta.