Suoritukset

Yleistä suorituksista

Suoriteperusteinen kirjanpito

Palvelussa käytetään suoriteperusteista kirjanpitoa, jossa kulut ja tulot kirjataan kirjanpitoon sen mukaan, milloin ne syntyvät – eli laskupäivän perusteella.

• esim. myyntilasku, joka tehdään tammikuun lopussa ja maksetaan maaliskuun alussa
• Tämä myynti näkyy tuloslaskelmassa suoriteperusteisesti tammikuussa (eikä maaliskuussa kuten maksuperusteisesti)

Suoriteperusteisessa kirjanpidossa kulu kirjataan

• laskupäivän mukaan kulutilin debitteihin ja ostovelkojen kreditteihin
• Myöhemmin, kun lasku maksetaan kirjaus menee pankkitilin kreditteihin ja ostovelkojen debitteihin
• Maksun yhteydessä ostovelat siis nollautuvat

Myyntien osalta kirjaukset menevät samalla logiikalla, mutta debitit ja kreditit ovat päinvastaiset

• Myyntilasku kirjataan laskun päivämäärän mukaan kredittiin (esim. 1502 Lehtitilaussaamiset TaikaVakka) ja myyntisaamisten (saamiset asiakkailta) debittiin (esim. 30090 Suomi vuositilaus TaikaVakka alv 10% ja 2470 Myynnin 10% ALV-velka)
• Myöhemmin, kun asiakas suorittaa laskun pankkitilille, kirjaus menee pankkitilin debittiin (esim. 1710 Nordea) ja myyntisaamisten kredittiin (esim. 1502 Lehtitilaussaamiset TaikaVakka)
• Suorituksen yhteydessä myyntisaamiset siis nollautuvat

Esimerkki suorituksista

---

Suoritukset-välilehti

Suoritukset–välilehdellä tarkastellaan sovellukseen tulevia maksuja. Suorituksia voi myös luoda itse esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakas on maksanut laskun paikan päällä käteisellä. Tämä tehdään yksittäisen laskun kautta Lisää suoritus -painikkeella.

---

Suoritusten haku

Hae–painike hakee kaikki saapuneet suoritukset listalle.

Voit myös rajata hakutuloksia eri hakuehdoilla:

• SuoritusID – suorituksen yksilöivä numero
• AineistoID – pankista haettujen viitemaksujen aineiston numero (vaihtuu joka yö)
• Pankkitilin numero – tili, jolle maksu on saapunut
• Laskun numero – suoritukseen liittyvän laskun numero TaikaTilauksessa
• Laskun kirjauspäivä – päivä, jolloin suoritus on kirjattu
• Maksupäivä – päivä, jolloin lasku on maksettu
• Arkistointitunnus - Pankin antama yksilöllinen tunniste, jonka avulla maksutapahtuma löytyy tarvittaessa pankin arkistointijärjestelmästä. Tunnus näkyy sekä laskuttajan että maksajan tiliotteilla, ja sitä käytetään mahdollisissa maksujen selvittelytilanteissa.
• Viitenumero - suoritukseen littyvän laskun viitenumero
• Maksajan nimi – maksajan nimi (voi näkyä virheellisesti, jos sisältää ääkkösiä)
• Info – jos kentässä on muu kuin OK, suoritus on virheellinen
• Käsitelty info – tähän kenttään kirjoitetaan tieto suorituksen korjauksesta, jotta ohjelma merkitsee sen käsitellyksi

Tyhjennä hakuehdot -painike poistaa kaikki valitut hakukriteerit.

---

Painikkeet

Tuo suorituksia –painikkeella voidaan siirtää palveluun aineistoa esimerkiksi Excel-taulukosta kopioituna.

• Näytä esikatselussa – aineisto käsitellään ja näytetään mahdolliset toimenpiteet
• Lue aineisto sisään suorituksiin – suoritukset käsitellään ja niihin liitetyt laskut kuitataan maksetuiksi

Kohdistusraportti –painike luo linkin, josta voit ladata viitemaksujen kohdistusraportin.

Tiedot Exceliin –painike luo linkin, josta voit ladata suoritukset Excel-tiedostona.

Painamalla Hae Paytrail -viitteellä avautuu uusi kenttä, jonka kautta voit hakea suorituksia Paytrail-viitteellä.

---

Suoritusten tiliöinti

Suoritukset luetaan ja tiliöidään laskuille automaattisesti pankkiaineiston sisäänluvun yhteydessä:

• Mahdolliset virheet korjataan manuaalisesti kyseisen laskun tiliöinteihin
  (esim. puuttuvat tiliöinnit, täsmäämättömät summat jne.)

Suoritukset-listauksessa näkyvät myös mahdolliset korttimaksut, jotka ovat VismaPayn/Paytrailin provisiomaksuja. Nämä voivat sisältää useita yksittäisiä provisioita (koontisuoritus), joten niitä ei voi tiliöidä automaattisesti yksittäisille laskuille, koska laskukohtaisia LaskuID-numeroita ei ole käytettävissä.

Paytraililla on oma käyttöliittymä, jossa asiakas voi nähdä koontisuoritukset ja niiden sisältämät yksittäiset suoritukset (LaskuID-numeroineen).

Jos halutaan seurata provisioita laskukohtaisesti (esim. raporteilla), ne tulee tiliöidä manuaalisesti oikeille laskuille.

---

Virheellisten suorituksien haku

Hakukenttien alapuolella on kenttä Hae vain käsittelyä vaativat, jonka aktivointi piilottaa listaukselta kaikki suoritukset:

• jotka on liitetty laskulle virheettöminä (saapuneesta pankkiaineistosta)
• jotka on manuaalisesti lisätty laskuille (käyttäjän tekemät suoritukset)

Hakulistauksella näytetään (aktivoinnin ollessa päällä):

• kaikki suoritukset, joissa Info-sarakkeessa ei lue OK (eli suoritus ei ole onnistunut)
• suoritukset, joissa Käsitelty info -sarakkeessa ei ole mitään tietoa

Virheellisten suoritusten käsittelyssä tulee merkitä Käsitelty info –kenttään selite (esim. “OK – liikasuoritus palautettu asiakkaalle”), jotta ohjelma merkitsee suorituksen korjatuksi/käsitellyksi.

---

Suorituksen korjaaminen

Suoritukset-välilehden listauksen SuoritusID-numeron klikkaaminen avaa suorituksen käsittelyn. Toiminnoissa voi:

1. Muokata suorituksen tietoja
2. Lähettää asiakkaalle sähköpostia suoritukseen liittyen
3. Palauttaa liikasuorituksen, jos saldo ja rahanpalautus -toiminto on käytössä
4. Siirtää liikasuorituksen saldoksi, jos saldo ja rahanpalautus -toiminto on käytössä
5. Poistaa suoritukseen liittyvät tiliöinnit
6. Hyvittää suorituksen – luo uuden suorituksen, jossa summat ovat päinvastaiset (käänteinen suoritus)

Virheellinen suoritus merkitään käsitellyksi kirjoittamalla Käsitelty info -kenttään selite siitä, mitä suoritukselle on tehty (esim. “OK – liikasuoritus palautettu asiakkaalle”).

Suoritukset–välilehden listauksen Laskun nro / Tiliöinnit -sarakkeiden tietoja klikkaamalla pääset siirtymään kyseiselle laskulle, jossa voit:

• Muokata laskun tietoja
• Lisätä tai liittää tiliöintejä laskulle

Lue lisää laskujen muokkaamisesta täältä.

---

Esimerkki suorituksen korjaamisesta

Käsiteltäviä Suorituksia voi hakea mm.

• Suoritukset–listauksen avulla
  • Aktivoimalla Hae vain käsittelyä vaativat -kentän (1) ja painamalla Hae (2)
• Raportit / Tarkastusraportit - Suoritukset joiden tiliöinneissä virheitä –raportin avulla

Suoritukset –välilehden listauksen Laskun nro –sarakkeen numerotietoa klikkaamalla (3) pääsee muokkaamaan kyseistä laskua

Esim. Lisäämään kyseisen suorituksen tiliöinnin ko. laskulle

• Jos asiakas on maksanut vain osan laskun summasta
• Liitetään/lisätään suoritus vastaavalla summalla (S/K) tiliöinneiksi (4-5)

Ko. Laskun voi lähettää asiakkaalle sähköpostilla (6) tai tulosteena kirjeitse

• Laskulomakkeen yläosassa on alkup. maksutiedot (7)
• Pankkisiirto-osan Summa–kentässä on Maksamatta-summa (8)

Merkitse suoritus käsitellyksi:

• Siirry suorituksen käsitellyyn SuoritusID:stä (9)
• Kirjoita selitys Käsitelty info -kenttään (10)
• Tallenna (11)

Suoritus poistuu täten käsiteltävistä suorituksista.

Esimerkkejä laskun tiliöintien muokkauksesta

Tiliöintejä/suorituksia voi lisätä laskulle Lisää tiliöinti laskulle - ja Lisää uusi suoritus -painikkeista.

Maksumuistutuksen lisämaksun kirjaaminen laskun tiliöinteihin:

• Maksettu 50,00 €, Lasku 45,00 €, Maksumuistutus 5,00 € kirjataan
• Pankkitilille (S) +50,00 €
• Tilausmyyntisaamiset (K) -45,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Muistutusmaksu-tilille (K) -5,00 €

Maksumuistutus on erillisenä tuotteena laskulla ja sillä on omat tiliöinnit.

Kun kirjaat suoritusta, paina Näytä lisää tiliöintejä -painiketta, jotta saat toisen myyntitilin näkyviin.

Suorituksen kirjaaminen

Summa suorituksen kirjauksen jälkeen

Maksamattoman Maksumuistutuksen kirjaaminen laskun tiliöinteihin:

• Maksettu 45,00 €, Lasku 45,00 € + 5,00 € Maksumuistutus kirjataan
• Pankkitilille (S) +45,00 €
• Tilausmyyntisaamiset (K) -50,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Muistutusmaksu-tilille (T) +5,00 €

Suorituksen kirjaaminen

Summa suorituksen kirjauksen jälkeen

Liian vähän maksetun summan kirjaaminen laskun tiliöinteihin ja uusi lasku:

• Maksettu 35,00 €, Lasku 50,00 € kirjataan
• Pankkitilille (S) +35,00 €
• Tilausmyyntisaamiset (K) -35,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Maksamatta summaksi jää 15,00 €
• ko. lasku lähetetään uudelleen asiakkaalle (Pankkisiirto-osassa näkyy Maksamatta summa)

Suorituksen kirjaaminen

Summa suorituksen kirjauksen jälkeen

Liian vähän maksetun summan kirjaaminen laskun tiliöinteihin ja laskun kuittaaminen maksetuksi:

• Maksettu 35,00 €, Lasku 50,00 € kirjataan
• Pankkitilille (S) +35,00 €
• Tilausmyyntisaamiset (K) -50,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Oikaisu -tilille (T) +15,00 € (tai Luottotappio -tilille jos loppuosaa ei haluta periä asiakkaalta)

Suorituksen kirjaaminen

Summa suorituksen kirjauksen jälkeen

Liian suuren summan kirjaaminen ja maksu takaisin asiakkaalle:

• Asiakas maksanut 80,00 €, vaikka Lasku oli 50,00 € korjataan
• Pankkitilille (S) +80,00 €
• Myyntisaamisiin (K) -50,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Pankki-/Kulu-/Oikaisutililtä (T) -30,00 € (tili määräytyy tilitston mukaisesti)
• Kirjanpidossa (esim. tilitsto) maksetaan takaisin asiakkaan tilille +30,00 €

Suorituksen kirjaaminen

Summa suorituksen kirjauksen jälkeen

Kahdesti maksetun summan kirjaaminen ja ylimääräinen maksu takaisin asiakkaalle:

• Asiakas maksanut yhteensä 80,00 €, vaikka Lasku oli 40,00 € korjataan
• Pankkitilille (S) +80,00 €
• Myyntisaamisiin (K) -40,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Pankki-/Kulu-/Oikaisutililtä (T) -40,00 € (tili määräytyy tilitston mukaisesti)
• Kirjanpidossa (esim. tilitsto) maksetaan takaisin asiakkaan tilille +40,00 €

Suorituksen kirjaaminen

Summa suorituksen kirjauksen jälkeen

Laskun osittaisen maksun kirjaaminen ja loppuosan maksu takaisin asiakkaalle.

• Kun asiakas on maksanut koko laskun 103,00 €, mutta peruutuksen jälkeen laskutetaan vain jo jaetut lehdet 94,00 €:
• Pankkitilille (S) +103,00 €
• Myyntisaamisiin (K) -94,00 €
• Pankki-/Kulu-/Oikaisutililtä (T) -9,00 € (tili määräytyy tilitston mukaisesti)
• Kirjanpidossa (esim. tilitsto) maksetaan takaisin asiakkaan tilille +9,00 €

Koko laskun takaisinmaksun kirjaaminen ja maksu takaisin asiakkaalle:

• Asiakas maksanut 100,00 €, mutta esim. peruuttaakin koko tilauksen
• Tehdään hyvityslasku koko laskusta (ohje kohdassa Hyvityslaskun luonti ja poistaminen)
• Pankkitilillä näkyy Suoritus +100,00 €
• Kirjanpidossa (esim. tilitsto) maksetaan takaisin asiakkaan tilille -100,00 €
• Hyvityslasku on kuitannut laskun maksetuksi palvelussa (Maksettu 0,00 €)

Hyvityslasku luodaan painamalla Luo hyvityslasku -painiketta

Hyvityslaskun summa ja tiliöinnit ovat vastakkaisia kuin alkuperäisen laskun.

Osahyvityksen kirjaaminen laskun tiliöinteihin:

• Alkuperäinen lasku 80,00 €, josta sovittu maksettavaksi 20,00 € kirjataan
• Pankkitilille (S) 0,00 €
• Myyntisaamisiin (K) -20,00 €
• Kulutilille (oikaisutili) (T) -20,00 €
• Maksamatta summaksi jää 60,00 €
• kyseinen lasku lähetetään uudelleen asiakkaalle (laskun Pankkisiirto-osiossa näkyy Maksamatta summa)

Suorituksen kirjaaminen

Summa suorituksen kirjauksen jälkeen

Osasuorituksen kirjaaminen laskun tiliöinteihin:

• Alkuperäinen lasku 100,00 €, josta maksettu vain 80,00 € kirjataan
• Pankkitilille (S) +80,00 €
• Myyntisaamisiin (K) -80,00 € (kuittaa osasuorituksen laskulta maksetuksi)
• Maksamatta summaksi jää 20,00 €

Suorituksen kirjaaminen

Summa suorituksen kirjauksen jälkeen

(kokonaan) Maksamatta jääneen laskun kirjaaminen:

• Asiakkaan alkuperäinen Lasku oli 50 € kirjataan
• Pankkitilille (S) +0,00 €
• Myyntisaamisiin (K) -50,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Luottotappiot (T) +50,00 €

Suorituksen kirjaaminen

Summa suorituksen kirjauksen jälkeen

Paytrail provision kirjaaminen laskun tiliöinteihin:

• Asiakas maksanut 50,00 €, mutta Paytrail tilittänyt 48,50 € kirjataan
• Pankkitilille (S) +48,50 €
• Myyntisaamisiin (K) -50,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Pankkikulutililtä (T) +1,50 €

Suorituksen kirjaaminen

Summa suorituksen kirjauksen jälkeen

Useampi (erilliset laskut) maksettu yhdellä laskulla ja niiden kirjaaminen yksittäisten laskujen tiliöinteihin:

Esim. Lasku 1 100,00€ / Lasku 2 50,00€ / Lasku 3 150,00€

Lasku 1:lle 300,00 € kirjataan

• Pankkitilille (S) +300,00 €
• Tilausmyyntisaamiset (K) -100,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Siirto-/Kuittaustilille (T) -50,00 € (Lasku2) (esim. Oikaisutili)
• Siirto-/Kuittaustilille (T) -150,00 € (Lasku3) (esim. Oikaisutili)

Kun kirjaat suoritusta, paina Näytä lisää tiliöintejä -painiketta, jotta saat toisen kulutilin näkyviin.

Suorituksen kirjaaminen

Summa suorituksen kirjauksen jälkeen

Lasku 2:lle 50,00 € kirjataan

• Pankkitilille (S) 0,00 €
• Tilausmyyntisaamiset (K) -50,00 €
• Siirto-/Kuittaustilille (S) 50,00 € (esim. Oikaisutili)

Suorituksen kirjaaminen

Summa suorituksen kirjauksen jälkeen

Lasku 3:lle 150,00 € kirjataan

• Pankkitilille (S) 0,00 €
• Tilausmyyntisaamiset (K) -150,00 €
• Siirto-/Kuittaustilille (S) 150,00 € (esim. Oikaisutili)

Suorituksen kirjaaminen

Summa suorituksen kirjauksen jälkeen

Ennakkomaksun kirjaaminen laskun tiliöinteihin:

• Maksettu 65,00 €, tulossa olevasta Laskusta kirjataan (sallittua vain saman kuukauden aikana)
• Kuittaustilille (S) +65,00 €
• Tilausmyyntisaamiset (K) -65,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Infokenttään esim. "Ennakkomaksu"

Suorituksen kirjaaminen

Summa suorituksen kirjauksen jälkeen