Tietosuojaseloste

Tilausten ja ilmoitusten hallintajärjestelmä

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, kuinka me (TaikaTilaus Oy, jäljempänä myös ”rekisterinylläpitäjä”) keräämme, käytämme ja luovutamme henkilötietoja sekä kuinka asiakas voi käyttää tietosuojaa koskevia oikeuksiaan.

Päivitetty 26.07.2024

Keskeiset tiedot

• Tämä seloste koskee henkilötietoja, joita käsittellään tämän sivuston kautta käytettävässä tilaushallinnan järjestelmässä. Järjestelmän avulla voimme mm. vastaanottaa lehtitilauksia ja ilmoituksia erilaisiin julkaisukanaviin ja hallita palvelun viestintää. Tilaajille ja ilmoitusostajille tarkoitetut järjestelmän ominaisuudet ovat käytettävissä tämän sivuston kautta. Hyödynnämme järjestelmää rekisterinylläpitäjän eli TaikaTilaus Oy:n toteuttamana pilvipalveluna. Henkilötietojen osalta toimimme rekisterinylläpitäjän asemassa, eikä meillä ole itsenäistä roolia henkilötietojen käsittelyssä.
• Käsittelemme tietoja, jotka annetaan meille itse tilauksien ja ilmoitusostojen yhteydessä tai muuten järjestelmää käytettäessä. Lisäksi järjestelmään tallentuu käytön yhteydessä tapahtumiin liittyviä viestintä- ja asiakaspalvelutietoja sekä teknisiä seuranta- ja lokitietoja järjestelmän käytöstä. Voimme käsitellä järjestelmässä myös tiettyjä muita tietoja, jotka olemme keränneet asiakkaasta muissa yhteyksissä (asiakasrekisteri, markkinointirekisteri).
• Käytämme tietoja ensisijaisesti hallinnoidaksemme tilauksia ja ostettuja ilmoituksia toteuttaaksemme niihin liittyvää viestintää ja asiakaspalvelua. Voimme käyttää tietoja tarvittaessa myös mm. palvelun kehittämis- ja ylläpitotarkoituksiin. Käsittelytarkoituksia on kuvattu tarkemmin jäljempänä.
• Tarkempia tietoja henkilötiedoista, joita olemme keränneet asiakkaita koskien muissa yhteyksissä kuin tämän järjestelmän käytön yhteydessä, saa ottamalla meihin yhteyttä alla mainitulla tavalla.

Käsittelemämme henkilötiedot

Käsittelemämme henkilötiedot voidaan jakaa seuraaviin ryhmiin:

Itse annetut tiedot

Voimme pyytää asiakkaalta tietoja lehtitilauksen tai ilmoituksen oston yhteydessä taikka muuten niihin liittyvään toimenpiteeseen tai sitä koskevaan asiakaspalveluun liittyen. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi yhteystiedot, tilauskohtaiset muut esitiedot sekä maksullisten ilmoituksien osalta maksamiseen tai laskutukseen liittyvät tiedot. Tietojen antaminen on pääsääntöisesti vapaaehtoista. Huomaattehan kuitenkin, että tiettyjen tietojen antaminen voi olla edellytyksenä sille, että asiakkaalle voidaan tarjota pyydetty palvelu tai tilaaminen. Ilmoitamme tällaisista pakollisista tiedoista erikseen samassa yhteydessä, jossa tiedot kerätään.

Järjestelmän avulla kerätyt muut tiedot

Tilauksien ja ilmoitusostojen hallinnoinnin yhteydessä järjestelmään voidaan tallentaa myös seuraavia tietoja:

• Järjestelmän viestintäominaisuuksien avulla välitetty viestintä (esimerkiksi toimenpiteeseen liittyvät vahvistus- ja muut viestit asiakkaalle) ja tällaisen viestinnän välitystiedot (mm. ajankohta, viestinnän osapuolet)
• Asiakaspalvelutapahtumista tallennettavat tiedot, esim. palvelutapahtuman hoitamiseen liittyvät kirjaukset ja viestit

Automaattisesti kerätyt tekniset tiedot

Järjestelmämme kerää tiettyjä teknisiä käyttötietoja sekä käytettyihin laitteisiin liittyviä tietoja automaattisesti. Tällaisten tietojen kerääminen auttaa meitä ymmärtämään paremmin järjestelmän käyttötapoja sekä paikallistamaan mahdollisia virheitä tai puutteita järjestelmässä. Emme lähtökohtaisesti pyri yhdistämään kyseisiä tietoja henkilöön, mutta joissain tapauksissa kyseiset tiedot saatetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön puitteissa katsoa henkilötiedoiksi. Tällaisia tietoja voivat olla mm. IP-osoitteet, päätelaitteet ja/tai selaimien tyyppi, päätelaitteen likimääräinen maantieteellinen sijainti (esim. maa tai kaupunki) sekä muut vastaavat tekniset tiedot. Keräämme myös tietoja päätelaitteiden vuorovaikutuksesta järjestelmän kanssa, mukaan lukien esimerkiksi tietoja kulloinkin käytetyistä palvelun ominaisuuksista.

Tiedot muista rekistereistämme ja lähteistämme

Varmistaaksemme viestinnän sujuvuuden ja välttääksemme samojen tietojen keräämisen useaan kertaan saatamme käsitellä tilaus- ja ilmoitushallinnan yhteydessä asiakkaasta muissa yhteyksissä tallentamiamme tietoja. Tilaushallinnan järjestelmäämme on rakennettu yhteys seuraaviin olemassa oleviin tietolähteisiimme:

• Asiakasrekisteri
• Markkinointirekisteri
• Painotalo
• Jakelurekisterit (esim. Posti, varhaisjakelu)
• Maksuliikennepalvelut (esim. Maventa, pankit, Paytrail)

Jos halutaan tarkempia tietoja niistä periaatteista, joiden mukaisesti keräämme ja tallennamme henkilötietoja kyseisiin muihin rekistereihin, ota meihin yhteyttä.

Kolmansilta osapuolilta saamamme tiedot

Saatamme tietyissä tilanteissa saada asiakasta koskevia henkilötietoja myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä lähteistä. Tämä kuitenkin edellyttää, että olemme varmistuneet, että tällaisilla tahoilla on oikeus tai velvollisuus luovuttaa meille henkilötietoja.

Kolmansilta osapuolilta saamiamme henkilötietojen ryhmiä ovat seuraavat:

• Jakelurekisterit (Katuosoitteisto ja jakeluniput) lehden toimittamista varten
• Maksuliikennepalvelut (tili-/laskutustiedot ja verkkomaksuvaltuutukset) laskujen ja suorituksien hallinnointiin

Jos halutaan tarkempia tietoja niistä periaatteista, joiden mukaisesti keräämme ja tallennamme henkilötietoja kyseisiin muihin rekistereihin, ota meihin yhteyttä.

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme edellä mainittuja henkilötietoja ainoastaan siinä määrin kuin se on tarpeellista seuraavien käsittelytarkoitusten kannalta:

• tilaustuotteisiimme liittyvä hallinnointi, mukaan lukien esimerkiksi tilaukset, jakelutiedon hallinta ja raportointi sekä laskutus
• ilmoitustuotteisiimme liittyvä hallinnointi, mukaan lukien esimerkiksi ilmoitukset, aineistojen hallinta ja raportointi sekä laskutus
• tilauksiin ja ilmoitusostoihin liittyvän viestinnän ja asiakaspalvelun toteuttaminen sekä muu asiakassuhteemme ylläpito
• tilaushallinnan järjestelmän ylläpito, toimivuuden varmistaminen, tietoturvasta huolehtiminen ja väärinkäytön torjunta

Tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle riippuvat siitä, mistä henkilötiedoista on kulloinkin kyse ja missä tilanteessa niitä keräämme. Pääsääntöisesti henkilötietojen käsittely perustuu yhteen tai useampaan seuraavista oikeusperusteista:

1. Tarvitsemme henkilötietoja toimeenpannaksemme kanssanne sopimuksen tai toteuttaaksemme pyynnöstänne sopimuksen tekemistä edeltäviä toimenpiteitä: tämä oikeusperuste on käsillä esimerkiksi silloin, kun palvelujen tarjoaminen teille muodostaa välillemme sopimuksen, jonka täyttäminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä.
2. Käsittely on rekisterinylläpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen intressien mukaista edellyttäen kuitenkin, etteivät tietosuojaan liittyvät edut tai perusoikeudet ja -vapaus syrjäytä tällaisia intressejä. Tällaisia oikeutettuja intressejä ovat:

• Oikeutetut liiketoiminnalliset intressimme kuten toimintaamme kuuluvien lehtitilausten ja ilmoitusten ostaminen ja asiakassuhteidemme ylläpito
• Tuotteidemme ja palvelujemme markkinointi sinulle
• Omien ja palveluntarjoajiemme järjestelmien, tietojen, laitteiden ja tietoverkkojen tietoturvasta ja toimivuudesta huolehtiminen
• Omien tai kolmansien osapuolien (kuten palveluidemme muiden käyttäjien) tärkeistä eduista ja oikeuksista huolehtiminen, esimerkiksi oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

Yksittäisissä tilanteissa tiettyjen henkilötietojen käsittely voi perustua myös johonkin seuraavista muista oikeusperusteista:

• Erillinen suostumus. Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, voi sen haluttaessa peruuttaa milloin tahansa.
• Lakisääteinen velvollisuutemme käsitellä henkilötietoja, esimerkiksi verotuksen tai kirjanpidon tarkoituksiin
• Käsittely on tarpeen asiakkaan tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi

Tietojen säilyttäminen

Lähtökohtaisesti säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin meillä on siihen perusteltu toimintaamme liittyvä tarve kuten pyydetyn palvelun tarjoaminen tai asiakassuhteen ylläpito. Arvioimme säännöllisesti tällaisten tarpeiden olemassaoloa suhteessa säilyttämiimme henkilötietoihin, ja siltä osin kuin arvioimme tarpeen poistuneen, poistamme henkilötiedot järjestelmästä tai muutamme ne nimettömiksi, tai mikäli tämä ei ole mahdollisia (esimerkiksi siltä osin kuin tiedot on tallennettu varmuuskopioarkistoihin), säilytämme niitä turvallisesti ja estämme niiden enemmän käsittelyn kunnes tietojen poistaminen on mahdollista.

Noudatamme lisäksi seuraavia tietoryhmäkohtaisia säilytysperiaatteita siten, että sovellettavaksi periaatteeksi valitaan kunkin henkilötiedon osalta pisimpään säilytysaikaan johtava periaate:

• Yksittäisen tapahtuman yhteydessä kerätyt henkilötiedot: Voimme säilyttää tietoja vähintään tilauksen päättymiseen ja ostetun ilmoituksen julkaisemiseen saakka, sekä kohtuullisen ajan tämän jälkeen tapahtumaan liittyvien jälkitoimien (esim. laskutus, raportointi) mahdollistamiseksi.
• Asiakassuhteen ylläpitoon liittyvät tiedot (esim. yhteystiedot, yhteydenpito, tilaukset ja ilmoitusostot): Voimme säilyttää tietoja aktiivisen asiakassuhteen keston ajan ja kohtuullisen ajan tämän jälkeen asiakassuhteeseen liittyviin kyselyihin ja yhteydenottoihin vastaamiseksi.
• Oikeudellisen vaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen kannalta relevantit tiedot: Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi tiedot, joiden avulla voimme tarvittaessa näyttää täyttäneemme sopimusvelvoitteemme. Voimme säilyttää tällaisia tietoja sellaisen ajan, jona kyseinen vaade voidaan esittää, tai niin kauan kuin vaateen oikeudellinen käsittely edellyttää. Esimerkiksi sopimusrikkomukseen perustuvan hyvityksen osalta Suomen lain mukainen yleinen vanhentumisaika on kolme vuotta siitä, kun sopijapuolen olisi tullut havaita virhe sopimuksen täyttämisessä.

Tietojen luovutukset

Voimme luovuttaa henkilötietoja seuraaviin ryhmiin kuuluville vastaanottajille:

• Palveluntarjoajillemme tässä selosteessa kyseessä olevan TaikaTilaus Oy:n tarjoaman järjestelmän ja sen toiminteiden edellyttämiä tiedonkäsittely- ja muita palveluita varten, mukaan lukien konesalipalvelut sekä tarpeen mukaan PDF-kirjeiden ja/tai tekstiviestien lähettämisen mahdollistavat palvelut
• Toimivaltaisille viranomaisille tai muille kolmansille, mikäli uskomme tietojen luovuttamisen olevan välttämätöntä sovellettavan lain tai määräyksen vuoksi taikka käyttääksemme tai puolustaaksemme laillisia oikeuksiamme taikka suojellaksemme kenen tahansa henkilön elintärkeitä etuja
• Muille tahoille erilliseen suostumukseen perustuen

Tietojen suojaaminen

Säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja Euroopan talousalueella, pääsääntöisesti Suomessa, sijaitsevissa turvatuissa laitetiloissa. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä tietojen suojaamiseksi oikeudettomalta pääsyltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, hävittämiseltä tai muulta oikeudettomalta käsittelyltä. Käyttämämme menetelmät on suunniteltu tarjoamaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvään riskiin nähden asianmukainen turvallisuustaso. Käyttämiämme menetelmiä ovat mm. kulunvalvonta sekä käyttöoikeuksien asianmukaiset hallinta- ja valvontamenettelyt, salauksen käyttö, henkilöstön ohjeistaminen ja palveluntarjoajien huolellinen valinta.

Rekisteröidyn oikeudet

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti asiakkaalla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö asiakasta koskevia henkilötietoja, ja jos käsittelemme, oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus pyytää meiltä asiakasta koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista sekä tietyissä tapauksissa oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• Oikeus kieltäytyä markkinointiviesteistä, joita lähetämme asiakkaalle
• Oikeus milloin tahansa perua henkilötietojen käsittelyyn annettu suostumus

Voitte käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä tämän selosteen alussa kuvatulla tavalla. Sähköisten markkinointiviestien osalta voi käyttää kielto-oikeutta myös viesteissä olevan ”Lopeta tilaus” -linkin tai vastaavan ohjeen avulla. Asiakkaalla on myös halutessaan oikeus valittaa toimestamme tapahtuvasta henkilötietojesi käsittelystä toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle. Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

Tämän selosteen päivittäminen

Saatamme aika ajoin päivittää tätä tietosuojaselostetta johtuen muutoksista lainsäädännössä, hyödyntämissämme teknologioissa tai liiketoiminnassamme. Pyrimme informoimaan käyttäjiä muutoksista niiden merkittävyyden edellyttämällä tavalla. Mikäli sovellettava tietosuojalainsäädäntö sitä edellyttää, pyydämme teitä hyväksymään merkittävät tietosuojaselosteen muutokset.

Rekisterinylläpitäjä ja yhteydenotot

TaikaTilaus Oy

tuki@taikatilaus.fi