Suoritukset

Yleistä suorituksista

Suoritukset–välilehdellä tarkastellaan sovellukseen tulevia maksuja. Suorituksia voi myös itse luoda esim. tilanteessa, jossa asiakas on maksanut laskun paikan päällä käteisellä, Lisää suoritus –painikkeen avulla yksittäisissä laskuissa.

Hae–painike hakee kaikki saapuneet Suoritukset listaukselle.

Voit myös karsia hakutuloksia eri hakuehdoilla:

• SuoritusID - suorituksen yksilöivä numero
• AinestoID - pankista haettujen viitemaksujen numero, joka vaihtuu joka yö
• Pankkitilin numero
• Laskun numero
• Laskun kirjauspäivä
• Maksupäivä
• Arkistointitunnus
• Viitenumero
• Maksajan nimi
• Info - jos tässä kentässä lukee muuta kuin OK, suoritus on virheellinen
• Käsitelty info - Tähän kenttään pitää kirjoittaa tietoa suorituksen korjauksen yhteydessä, jotta ohjelma lukee sen käsitellyksi

Tyhjennä hakuehdot -painike poistaa aiemmin valitut hakukriteerit.

Tuo suorituksia –painikkeella voidaan siirtää palveluun esim. Excel taulukosta kopioituna aineistoa

• Näytä esikatselussa -painikkeesta aineisto käsitellään ja näytetään mahdolliset toimenpiteet
• Lue aineisto sisään suorituksiin -painikkeesta suoritukset käsitellään ja niihin liitetyt laskut kuitataan maksetuiksi

Kohdistusraportti -painike luo linkin josta voit ladata viitemaksujen kohdistusraportin.

Tiedot Exceliin -painike luo linkin josta voit ladata suoritukset Exceliin.

Painamalla Hae Paytrail -viitteellä muodostuu uusi kenttä, jonka kautta voit hakea suorituksia Paytrail-viitteellä.

Suoritukset luetaan ja tiliöidään (Suoritus/Kuittaus) laskuille automaattisesti pankkiaineiston sisäänluvun yhteydessä

• Mahdolliset virheet korjataan manuaalisesti kyseiselle laskulle, johon suoritus liittyy (Esim. Tiliöinnit puuttuu / Summat eivät täsmää jne.)

Suoritukset-listauksella näkyy myös mahdolliset korttimaksut, jotka ovat VismaPayn/Paytrailin provisiomaksuja. Ne voivat kuitenkin sisältää useamman yksittäisen provision (koonti), joten niitä ei voi suoraan tiliöidä (ohjelmallisesti) yksittäisille laskuille, koska sitä varten tarvitaan LaskuID numerot.

Esimerkiksi PayTrailillä on oma käyttöliittymänsä, josta asiakas voi nähdä nämä koontisuoritukset ja niiden kautta kaikki sen sisältävät yksittäiset suoritukset (joissa LaskuIDt mainittuina).

Jos halutaan seurata yksittäisiä/laskukohtaisia provisioita (esim. raporteilla), tulee ne manuaalisesti tiliöidä kyseisille laskuille.

Virheellisten suorituksien haku

59A52Cff3c68 Hakukenttien alapuolella on kenttä Hae vain käsittelyä vaativat, jonka aktivointi piilottaa listaukselta kaikki ne suoritukset

• jotka on liitetty laskulle virheettöminä (saapuneesta pankkiaineistoista)
• jotka on manuaalisesti lisätty laskuille (käyttäjän tekemät)

Hakulistauksella näytetään (aktivoinnin ollessa päällä)

• kaikki ne suoritukset joissa Info -sarakkeessa ei lue OK (onnistunut suoritus)
• joissa EI OLE mitään tekstiä Käsitelty info -sarakkeessa

Virheellisten suorituksien käsittelyssä pitää merkitä Käsitelty info -kenttään tietoa (esim. OK ja muuta lisäselvennystä), että ohjelma lukee suorituksen korjattuna/käsiteltynä.

Suorituksen korjaaminen

Suoritukset –välilehden listauksen SuoritusID–sarakkeen numerotietoa klikkaamalla pääsee käsittelemään kyseistä suoritusta:

1. Poistamaan kyseisen suorituksen
2. Muuttamaan suorituksen tiliöintitiliä

Suoritukset–välilehden listauksen Laskun nro / Tiliöinnit –sarakkeiden tietoja klikkaamalla pääsee siirtymään kyseiselle laskulle ja

• Muokkaamaan kyseistä laskua
• Lisäämään/Liittämään tiliöintejä laskulle

Luo lisää laskujen muokkaamisesta täältä.

Esimerkki suorituksen korjaamisesta

Käsiteltäviä Suorituksia voi hakea mm.

• Suoritukset–listauksen avulla
• Raportit / Tarkastusraportit - Suoritukset joiden tiliöinneissä virheitä –raportin avulla

Suoritukset –välilehden listauksen Laskun nro –sarakkeen numerotietoa klikkaamalla pääsee muokkaamaan kyseistä laskua

Esim. Lisäämään kyseisen suorituksen tiliöinnin ko. laskulle

• Jos asiakas on maksanut vain osan laskun summasta
• Liitetään/lisätään suoritus vastaavalla summalla (S/K) tiliöinneiksi

Ko. Laskun voi lähettää asiakkaalle sähköpostilla tai tulosteena kirjeitse

• Laskulomakkeen yläosassa on alkup. maksutiedot
• Pankkisiirto-osan Summa–kentässä on Maksamatta-summa

Esimerkkejä tiliöintien muokkauksesta

Maksumuistutuksen lisämaksun kirjaaminen laskun tiliöinteihin:

• Maksettu 50,00 €, Lasku 45,00 €, Maksumuistutus 5,00 € kirjataan
• Pankkitilille (S) +50,00 €
• PTilausmyyntisaamiset (K) -45,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Muistutusmaksu-tilille (K) -5,00 €

Maksamattoman Maksumuistutuksen kirjaaminen laskun tiliöinteihin:

• Maksettu 45,00 €, Lasku 45,00 € + 5,00 € Maksumuistutus kirjataan
• Pankkitilille (S) +45,00 €
• Tilausmyyntisaamiset (K) -50,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Muistutusmaksu-tilille (T) +5,00 €

Liian vähän maksetun summan kirjaaminen laskun tiliöinteihin ja uusi lasku:

• Maksettu 35,00 €, Lasku 50,00 € kirjataan
• Pankkitilille (S) +35,00 €
• Tilausmyyntisaamiset (K) -35,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Maksamatta summaksi jää 15,00 €
• ko. lasku lähetetään uudelleen asiakkaalle (Pankkisiirto-osassa näkyy Maksamatta summa)

Liian vähän maksetun summan kirjaaminen laskun tiliöinteihin ja laskun kuittaaminen maksetuksi:

• Maksettu 35,00 €, Lasku 50,00 € kirjataan
• Pankkitilille (S) +35,00 €
• Tilausmyyntisaamiset (K) -50,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Oikaisu -tilille (T) +15,00 € (tai Luottotappio -tilille jos loppuosaa ei haluta periä asiakkaalta)

Liian suuren summan kirjaaminen ja maksu takaisin asiakkaalle:

• Asiakas maksanut 80,00 €, vaikka Lasku oli 50,00 € korjataan
• Pankkitilille (S) +80,00 €
• Myyntisaamisiin (K) -50,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Pankki-/Kulu-/Oikaisutililtä (T) -30,00 € (tili määräytyy tilitston mukaisesti)
• Kirjanpidossa (esim. tilitsto) maksetaan takaisin asiakkaan tilille +30,00 €

Kahdesti maksetun summan kirjaaminen ja ylimääräinen maksu takaisin asiakkaalle:

• Asiakas maksanut yhteensä 80,00 €, vaikka Lasku oli 40,00 € korjataan
• Pankkitilille (S) +80,00 €
• Myyntisaamisiin (K) -40,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Pankki-/Kulu-/Oikaisutililtä (T) -40,00 € (tili määräytyy tilitston mukaisesti)
• Kirjanpidossa (esim. tilitsto) maksetaan takaisin asiakkaan tilille +40,00 €

Laskun osittaisen maksun kirjaaminen ja loppuosan maksu takaisin asiakkaalle.

• Kun asiakas on maksanut koko laskun 103,00 €, mutta peruutuksen jälkeen laskutetaan vain jo jaetut lehdet 9,00 €:
• Pankkitilille (S) +103,00 €
• Myyntisaamisiin (K) -94,00 €
• Pankki-/Kulu-/Oikaisutililtä (T) -9,00 € (tili määräytyy tilitston mukaisesti)
• Kirjanpidossa (esim. tilitsto) maksetaan takaisin asiakkaan tilille +9,00 €

Koko laskun takaisinmaksun kirjaaminen ja maksu takaisin asiakkaalle:

• Asiakas maksanut 100,00 €, mutta esim. peruuttaakin koko tilauksen
• Tehdään hyvityslasku koko laskusta (ohje kohdassa Hyvityslaskun luonti ja poistaminen)
• Pankkitilillä näkyy Suoritus +100,00 €
• Kirjanpidossa (esim. tilitsto) maksetaan takaisin asiakkaan tilille -100,00 €
• Hyvityslasku on kuitannut laskun maksetuksi palvelussa (Maksettu 0,00 €)

Osahyvityksen kirjaaminen laskun tiliöinteihin:

• Alkuperäinen lasku 100,00 €, josta sovittu maksettavaksi 80,00 € kirjataan
• Pankkia vastaava Kuittaustili (S) 20,00 €
• Myyntisaamisiin (K) -20,00 € (kuittaa hyvityksen laskulta maksetuksi)
• Maksamatta summaksi jää 80,00 €
• ko. lasku lähetetään uudelleen asiakkaalle (Pankkisiirto-osassa näkyy Maksamatta summa)

Osasuorituksen kirjaaminen laskun tiliöinteihin:

• Alkuperäinen lasku 100,00 €, josta maksettu vain 80,00 € kirjataan
• Pankkitilille (S) +80,00 €
• Myyntisaamisiin (K) -80,00 € (kuittaa osasuorituksen laskulta maksetuksi)
• Maksamatta summaksi jää 20,00 €

(kokonaan) Maksamatta jääneen laskun kirjaaminen:

• Asiakkaan alkuperäinen Lasku oli 50 € kirjataan
• Pankkitilille (S) +0,00 €
• Myyntisaamisiin (K) -50,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Luottotappiot (T) +50,00 €

Paytrail provision kirjaaminen laskun tiliöinteihin:

• Asiakas maksanut 50,00 €, mutta Paytrail tilittänyt 48,50 € kirjataan
• Pankkitilille (S) +48,50 €
• Myyntisaamisiin (K) -50,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
• Pankkikulutililtä (T) +1,50 €

Useampi (erilliset laskut) maksettu yhdellä laskulla ja niiden kirjaaminen yksittäisten laskujen tiliöinteihin:

• Esim. Lasku1 100,00 / Lasku2 50,00 / Lasku3 150,00

• Lasku1:lle 300,00 € kirjataan

• Pankkitilille (S) +300,00 €

• Tilausmyyntisaamiset (K) -100,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)

• Siirto-/Kuittaustilille (T) -50,00 € (Lasku2) (esim. Oikaisutili)

• Siirto-/Kuittaustilille (T) -150,00 € (Lasku3) (esim. Oikaisutili)

• Lasku2:lle 50,00 € kirjataan

• Pankkitilille (S) 0,00 €

• Tilausmyyntisaamiset (K) -50,00 €

• Siirto-/Kuittaustilille (S) 50,00 € (esim. Oikaisutili)

• Lasku3:lle 150,00 € kirjataan

• Pankkitilille (S) 0,00 €

• Tilausmyyntisaamiset (K) -150,00 €

• Siirto-/Kuittaustilille (S) 150,00 € (esim. Oikaisutili)

Ennakkomaksun kirjaaminen laskun tiliöinteihin:

• Maksettu 65,00 €, tulossa olevasta Laskusta kirjataan (sallittua vain saman kuukauden aikana)
• Kuittaustilille (S) +65,00 €
• Tilausmyyntisaamiset (K) -65,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)

Malli esimerkin korjauksesta

Raportit –näkymän

Tarkistusraportit / Laskujen pikatiliöintivirheet –raporttipohjaan ajetaan automaattisesti tiliöintitiedot nopeaa raportointia varten

• Samassa yhteydessä tarkistetaan tiliöintien oikeellisuus ja virheet kirjataan laskulle
• Virheelliset laskut saa haettua tämän raportin avulla ja niiden tiliöinnit tulisi korjata ennen kirjanpitoraporttien ottamista (esim. Reskontraluettelo)

Tiliöintivirhe voi liittyä esim. ’ennakkomaksuun’, jossa asiakas on maksanut suorituksen pankkitilille ennen alkup. laskun luontia

• jolloin Laskun päivä on ’suurempi’ kuin Suorituksen kirjauspäivä esim. Laskun päivä 05.03.2022 ja Suorituspäivä 28.02.2022

Tiliöinnit tulee korjata laskulle muuttamalla

• Laskun tiedot / Laskun päivä –kentän päiväys samaksi kuin saapuneen Suorituksen kirjauspäivä
• ja Tallenna