Asiakkaat

Asiakkaan tiedot

Asiakastiedot-näkymästä näet asiakkaan tiedot, tilaukset ja laskut.

Yksittäisen asiakkaan tiedot saat näkyviin hakemalla asiakasta etusivulta ja klikkaamalla As.ro-sarakkeen numeroa. Pääset myös suoraan asiakkaan tietoihin hakemalla asiakasta asiakasnumerolla.

Pääset asiakkaan tietoihin klikkaamalla asiakasnumeroa

Asiakastiedoissa näkyy asiakkaan yhteys- ja laskutustiedot, asiakkaan ryhmittely ja muut sisäiset tiedot (esim. "Tämä asiakas tapaa myöhästyä laskujen maksamisessa"). Asiakastietoja pääset muokkaamaan kynäikonia painamalla. Leikepöydälle-painiketta painamalla saat siirrettyä asiakkaan tiedot leikepöydälle jatkokäsittelyä varten. Nuolista pääset edelliseen ja seuraavan asiakkaaseen ja/tai hakutulokseen.

Asiakaskortin yläpalkista pääset muokkaamaan asiakaskorttia, siirtämään tietoja leikepöydälle ja navigoimaan asiakkaiden välillä

Asiakkaaseen liittyvät Laskut ja Tilaukset näytetään kootusti omissa kentissään. Niitä pääset lisäämään painamalla Lisää tilaus/lasku -painikkeista. Yksittäisiä laskuja pääset muokkaamaan painamalla laskun numeroa. Tilauksia pääsee muokkaamaan klikkaamalla tilauksen nimeä.

Asiakkaaseen liittyvät tilaukset ja laskut näet asiakastiedoissa erillisillä kentillään.

Asiakastietojen muokkaus

Asiakaskortin eri osiot voidaan avata ja sulkea painamalla Avaa-ikonista. Valittu esitystapa tallentuu käyttäjäkohtaisesti.

Asiakaskortille kootaan kaikki asiakasta koskevat tiedot

Muutosloki

Löydät asiakaskortilta muutoslokin, josta näet asiakkaaseen ja hänen tilauksiinsa tehdyt muutokset.

Muutoslokilta näet:

• mitä tietoja on muutettu
• kuka käyttäjä on tehnyt muutokset
• lisättyjen tilauksien tiedot

Yhteystiedot

Asiakkaan Yhteystiedot -osiossa lisätään asiakkaalle perustietoja, kuten:

• Yhteystiedot
• Millä kielellä asiakkaan laskut ovat. Tällä hetkellä vaihtoehtoina suomi, englanti, espanja.
• Varhaisjakelun esto
• Pakotus tiettyyn Varhaisjakelun nippuun
• Syntymävuosi
• Asiakastyyppi (esim. onko kyseessä Henkilö- tai Yritysasiakas)

Asiakkaan yhteystiedot kirjataan asiakaskortin ensimmäiseen osioon

Laskutustiedot

Laskutustiedoissa voidaan lisätä asiakkaalle laskutustietojen lisäksi muita tietoja, kuten:

• Toinen maksaja: Laskutusosoitteeksi voidaan liittää eri maksaja maksutietoineen (nimi-/osoite-/verkkolaskutiedot ja toimitustapa), jos asiakkaan laskut maksaa joku toinen henkilö. Tämä tehdään liittämällä maksaja Laskutusosoite asiakkaasta -kenttään, painamalla Liitä maksaja -painiketta.
• Laskun toimitustapa -valikosta määritellään oletustapa, jolla laskut välitetään asiakkaalle (muutettavissa esim. laskukohtaisesti).
• Suoramaksu: Suoramaksu on maksutapa asiakkaille, jotka eivät voi käyttää verkkopankkia, mutta haluavat maksaa laskun suoraan pankin kautta.
• Koontilasku: Koontilaskun aktivointi tarkoittaa sitä, että tilausten ja/tai ilmoitusten laskut yhdistetään yhdeksi kokoomalaskuksi yksittäisten laskujen sijaan.
• Laskutuslisä: Ei laskutuslisää -aktivointi on asiakkaille, joilta ei haluta periä laskutuslisää paperilaskujen lähettämisestä (esim. 5 €). Laskutuslisän summa ja siihen mahdollisesti liittyvät rajoitukset (esim. peritään vain yli 50,00 € suuruisista laskuista tai pelkästään ilmoituslaskuista) sovitaan käyttöönoton yhteydessä.
• Perintäkielto: Aktivoimalla tämän kentän, kyseiselle asiakkaalle ei lähetetä maksumuistutuksia eikä peritä laskuja.
• Alennusprosentti tilauksille: voidaan lisätä, jos halutaan lisätä asiakkaalle pysyvä alennusprosentti, joka huomioidaan laskujen luontivaiheessa automaattisesti.
• Alennusprosentti ilmoituslaskuille: toimii muistutuksena, eikä sitä lisätä automaattisesti ilmoituslaskuille
• Maksuehtopäivä: voidaan lisätä kuinka monta päivää asiakkaalla on aikaa maksaa laskunsa, oletuksena aika on 14 päivää
• Asiakkaan myyjä: Lisäksi ilmoitusasiakkaalle liitetään nimetty (oletus) Myyjä, jonka avulla heille aktivoituu Näytä ilmoitusmyynti -linkki Etusivun-listausnäkymään.
• Jos asiakkaalla on saldoa, se näkyy laskutietojen alla.

Laskutiedoista pääset muokkaamaan asiakkaan maksu- ja laskutietoja tai lisäämään asiakkaan tilauksille toisen maksaja

Saldon lisäys ja käyttö

Saldon lisäys

Saldoa voi lisätä asiakkaalle seuraavilla tavoilla:

1. Maksetun tilauksen katkaisun yhteydessä

2. TAI Virheellisten suorituksien käsittelyn yhteydessä painamalla Liikasuoritus ennakkomaksuksi -painiketta

Saldon käyttö

Kun saldoa on lisätty, tulee sen määrä näkyviin myös asiakkaan koontisivulla

Kun saldoa on lisätty, sitä käytetään automaattisesti laskujen maksamiseen laskustusajon yhteydessä. Merkintä saldon käytöstä maksamiseen tulee laskun tuoteriville.

Tiedot saldon käytöstä päivittyvät myös laskutustietoihin. Alla olevassa esimerkistä näet sisäisestä selitteestä rahamäärän ja laskun johon saldoa on käytetty

Markkinointitiedot

Markkinointitiedoissa lisätään asiakkaan mahdolliset antamat markkinointiluvat ja/tai -kiellot eri kanaville ja mistä lähteestä ne on ilmoitettu.

Asiakkaan antamia markkinointikieltoja voidaan lisätä tälle välilehdelle

Ryhmittely

Ryhmittely-osiossa voidaan asiakkaalle aktivoida asetuksista määritellyistä valikoista mm.

• Asiakasroolit, jonka avulla voi tehdä hakuja ja hyödyntää mm. kohdennetussa viestinnässä
• Asiakasryhmät, jota voi hyödyntää esim. asiakkaiden segmentoinnissa
• Vapaa ryhmittely, johon voi kirjoittaa mitä tahansa tekstiä ja hyödyntää sitä mm. hauissa
• Automaattinen ryhmittely muodostuu ohjelmallisesti esim. voimassa olevan tilauksen mukaisesti

Asiakkaan ryhmittely on kätevää esimerkiksi markkinoinnin kohdennuksen kannalta

OmaPalvelu

Asiakaskortin Oma palvelu –osioon tallennetaan asiakkaan tunnukset OmaPalveluun.

Lisää tunnus -painikkeesta voit lisätä käyttäjälle tunnuksen.

• Käyttäjätunnus–kenttään tallennetaan asiakkaan käyttäjännus, joka on aina asiakkaan sähköposti.

• Liitoksen tyyppi -kenttään valitaan onko käyttäjätunnus pääkäyttäjän vai alikäyttäjän (esim. perhetunnus) tunnus. Alikäyttäjällä on rajoitetummat oikeudet muokata tietoja OmaPalvelussa.

• Tallennettuasi, voit käyttäjätunnusta klikkaamalla asettaa sille salasanan painamalla Muuta salasana -painikkeesta.

• Lähetä uusi tunnus –sähköposti –painikkeella lähetetään asiakkaalle viesti, jossa kerrotaan tunnuksen aktivoinnista ja pyydetään luomaan uusi salasana.

• Lähetä salasanan resetointi –sähköposti –painikkeesta lähetetään asiakkaalle viesti, jossa pyydetään antamaan uusi salasana.

• Lähetä kertakirjautumislinkki -painikkeesta lähetetään asiakkaalle viesti, joka sisältää kertakirjautumislinkin, jolla asiakas voi kirjautua palveluun yhden kerran 24 tunnin aikana.

• Kirjaudu OmaPalveluun -painikkeesta järjestelmän hallinnoija voi kirjautua suoraan OmaPalveluun kyseiseen asiakkaan tilille.

• Poista käyttäjätunnus -painikkeesta poistetaan kyseinen käyttäjätunnus.

Muut tiedot

Muut tiedot -osiossa voidaan asiakkaalle aktivoida mm.

• Y-tunnus eli yritystunnus
• Estolista, jolloin hänelle ei toimiteta lehtiä (esim. maksamattomien laskujen takia)
• Sisäisiä lisätietoja, mitkä kaikkien olisi hyvä tietää asiakkaasta

Muihin tietoihin voidaan mm. lisätä asiakkaasta sisäisiä lisätietoja

Jakelupalaute

Jakelupalautteeseen voidaan merkitä asiakkaan mahdollisesti kokemat jakeluhäiriöt, mitkä ohjelma automaattisesti ilmoittaa eteenpäin jakelupalvelulle, kuten Postille.

Lomakkeeseen kirjataan:

• Palautteen syy (esim. ei ole saanut lehteä)
• Mitä lehteä palaute koskee
• Haluaako asiakas puutelehden
• Palautteen lisätietoja

Jakelupalautteen historiatiedoista näkee historiaa asiakkaan aikaisemmin kokemista jakeluhäiriöistä

Jakelupalautteeseen voidaan kirjata asiakkaan kokemat jakeluhäiriöt

Väliaikainen osoite

Väliaikainen osoite -osiossa voidaan kirjata asiakkaalle väliaikainen osoite esim. kesäloman ajaksi. Osoite huomioidaan jakelussa automaattisesti annetun aikarajan mukaisesti.

Lomakkeeseen lisätään:

• Väliaikaisen osoitteen kestoaika
• Väliaikainen osoite
• Valitaan koskeeko väliaikainen osoite kaikkea postitusta tilauksen lisäksi esim. laskuja

Asiakkaalle voidaan määrätä väliaikainen osoite esimerkiksi kesäloman ajaksi

Jakelun keskeytys

Jakelun keskeytys -osion kautta lisätään mahdollinen aikaväli, jolloin tilauksen jakeluun halutaan tilapäinen keskeytys

• Aikarajoitus huomioidaan jakelussa automaattisesti annetun aikarajan mukaisesti
• Jatka voimassa olevia tilauksia -painikkeesta jatketaan kaikkien aktiivisten tilauksien päättymispäivää keskeytyksen keston verran ajan eteenpäin. HUOM! Painike tulee näkyviin, kun olet tallentanut keskeytyksen aikavälin.
• Keskeytyksestä viesti seuraavalle laskulle -kenttään voidaan kirjoittaa huomautus keskeytyksestä, joka menee asiakkaan seuraavalle laskulle.

Asiakkaan tilauksien jakelun voi keskeyttää valituksi määräajaksi

Tuleva osoitteenmuutos

Tuleva osoitemuutos –osion kautta lisätään uusi osoite, jonka halutaan astuvan voimaan tulevaisuudessa

• Osoitemuutos astuu voimaan -kenttään merkitään päivä, mistä lähtien jakelun halutaan kohdistuvan uuteen vakiosoitteeseen
• Ohjelma päivittää uuden osoitteen automaattisesti asiakaskortille, kun se tulee voimaan

Asiakkaan vanha osoite vaihtuu automaattisesti asiakkaan tulevaan osoitteeseen määrättynä aktivointipäivänä.