Perintä

Prosessin vaiheet ja ohjeet

Vaihe 1: Perinnän aloitus ja yleistä

• Perintäprosessin aktivointi:
  • Asiakas päättää perinnän käytöstä ja tekee sopimuksen halutun perintätoimiston kanssa.
  • Asiakas seuraa ja käsittelee erääntyneet laskut.
  • Asiakas ohjeistaa/tiedottaa/sopii perintäpalveluissa käytettävän prosessin ja aineistoille toimitusaikataulun
  • Asiakas huolehtii toimitettavan aineiston osalta osoite/yhteystietojen ajantasaisuudesta
  • TaikaTilauksen ulkoistettu asiakaspalvelu ohjaa asiakkaan kaikissa perintään liittyvissä yhteydenotoissa olemaan yhteydessä perintätoimiston asiakaspalveluun.
  • TaikaTilauksen ulkoistettu asiakaspalvelu ei missään tilanteessa tee päätöksiä koskien perinnän päättämistä tai mahdollisten perintäkulujen poistamista asiakkaalta, vaan niistä vastaa aina asiakas yhdessä perintätoimiston kanssa.

Vaihe 2: Perintäaineistojen koonti

1. tapa

Jos asiakkaalla ei ole käytössä Katkaisukäsittely -toimintoja

1. Valitse laskutyyppi asiakkaan käytön mukaisesti:
   • Jos käytössä on vain Maksumuistutuslasku #1:
     • Klikkaa Hae maksumuistutettavat 2 -painiketta, jolloin automaattisesti listautuvat erääntyneet Maksumuistutuslasku #1 laskut.
   • Jos käytössä on Maksumuistutuslasku #2:
     • Suodata laskut seuraavasti:
       • Laskun tila: Erääntynyt
       • Laskun muoto: Maksum.#2
2. Varmista listan oikeellisuus:
   • esim. kaupungit ja lehtivälittäjät eivät yleensä kuulu mukaan perittäviin.
3. Valitse perintään siirrettävät laskut joko painamalla Valitse kaikki -painiketta tai valitsemalla siirrettävät laskut yksitellen listasta.
4. Siirrä laskut perintään:
   • Klikkaa Siirrä perintään-painiketta vasta, kun lista on tarkistettu.

2. tapa

Jos asiakkaalla on käytössä Katkaisukäsittely -toiminnot.

1. Suodata laskut:
   • Laskun tila: Erääntynyt
   • Laskun tarkenne: toimitetut tuotteet
2. Tarkista lista:
   • Varmista, että laskujen joukossa ei ole esimerkiksi kaupunkeja tai lehtivälittäjiä, jotka eivät yleensä kuulu perintään.
3. Valitse laskut:
   • Käytä Valitse kaikki -painiketta tai valitse laskut yksitellen.
4. Siirrä perintään:
   • Klikkaa Siirrä perintään -painiketta, kun lista on tarkistettu.

Vaihe 3: Suoritusten hallinta ja tilauksien päivitys

Ohimaksujen ja osasuoritusten merkinnät

Lehti tai tilitoimisto hoitaa ohitus- tai osasuoritusten kirjaamisen.

Ohimaksujen käsittely:

• Ilmoita ohimaksut perintätoimistolle sovitulla tavalla.
• Kopioi alkuperäinen lasku ja liitä saapunut ohimaksu uudelle laskulle.
• Ilmoita ohimaksun tiedot perintätoimistolle ja kirjaa ne kirjanpitoon.
• Asiakkaan tulee huolehtia, että perintäkulut kirjataan oikein, vaikka ohimaksu tapahtuisi.

1. Ohimaksu tapahtuu
   • Jos tilaaja maksaa alkuperäisen laskun, eikä perinnäst lähetetyn laskun, johon kuuluu perintätoimistolle maksettavat perintäkulut:
     • Viitemaksuna (maksuun sisältyy viite)
     • Pelkkänä panona (ilman viitettä), jolloin maksu näkyy vain tiliotteella, eikä TaikaTilauksessa
2. Maksujen näkyvyys järjestelmässä
   • Viitemaksu näkyy näkymässä Suoritukset / Käsittelyä vaativat suoritukset (viiteaineistossa tulleet)
   • Ohimaksu jää virhelistalle, koska alkuperäinen lasku on merkitty tilaan HYVITETTY

3. Ohimaksun käsittely
   • Avaa alkuperäinen lasku (HYVITETTY-tilassa)
   • Kopioi lasku käyttäen Luo laskusta kopio -painiketta

• Liitä saapunut ohisuoritus uudelle laskukopiolle käyttäen joko Lisää uusi suoritus tai Liitä suoritus -toimintoa
  • Käytä Lisää uusi suoritus -toimintoa, kun maksu on tullut panona, ilman viitettä
    • Lisää kopioidun laskun Suorituksen Info -kenttään tieto, esimerkiksi "Perinnän ohisuoritus"

• Käytä Liitä uusi suoritus -toimintoa, kun maksu on tullut viitemaksuna

4. Tilauksen/-jakson voimassaolo
   • Jos laskua koskeva tilaus tai laskutusjakso on edelleen voimassa, tee seuraavat toimenpiteet:
     • Lisää uusi vastaava tilaus
     • Poista muodostunut laskutuspyyntö
     • Kirjaa tilauksen Lisätiedot-kenttään tiedot tehdyistä toimenpiteistä ja uuden (kopioidun) laskun numero, johon suoritus liitettiin
5. Ilmoitus perintätoimistolle
   • Ilmoita ohisuorituksista perintätoimistolle, jotta he voivat päättää perinnästä ja veloittaa tilaajalta maksamatta jääneet perintäkulut

Osasuorituksen käsittely:

• Luo kopio alkuperäisestä laskusta ja lisää uusi osasuoritus.
• Kirjaa tilin tiedot, maksupäivä, osamäärä sekä mahdollinen jäljellä oleva summa.
• Varmista, että osasuoritukset näkyvät oikein laskun suorituksissa ja summatiedoissa.
• Seuraa osasuorituksia kirjaamalla ne erilliseen seurantataulukkoon (esim. maksajan nimi, tilausnumero, laskunumero, laskun summa, maksettu osamäärä ja jäljellä oleva summa).

1. Ilmoitus perintätoimistolta:
   • Perintätoimisto ilmoittaa maksusta, joka voi kattaa joko koko laskun tai vain osan siitä, ja antaa alkuperäisen laskun numeron.
2. Laskun kopiointi:
   • Siirry kyseiselle laskulle ja luo siitä ensin kopio.

3. Osasuorituksen kirjaaminen kopioidulle laskulle:
   • Klikkaa laskulla olevaa Lisää uusi suoritus -painiketta.

• Kirjaa seuraavat tiedot:
  • Tili: Mihin maksu on saapunut
  • Maksupäivä: Päivä, jolloin osamaksu on maksettu
  • Osasumma: Maksettu osuus laskun summasta (osa tai kokonainen suoritus)
  • Selite ja lisätiedot: Kirjaa selitteeseem ja lisätietoihin tieto siitä, että suoritus on tullut perinnän kautta

4. Seuranta:
   • Osasuoritukset, jotka liittyvät perinnässä oleviin laskuihin, kannattaa kirjata seurantaa varten esim. samaan perintäaineistotaulukkoon, joka on jo lähetetty perintätoimistolle.
     • Maksajan nimi ja asiakasnumero
     • Tilausnumero
     • Laskun numero
     • Laskun summa
     • Osamaksun määrä
     • Osamaksun kirjaus/maksupäivä
     • Jäljelle jäävän summan määrä

Luottotappioiden hallinta

• Luottotappioiksi kirjattavat laskut:
  • Mikäli lasku jää perimättä (esim. alle 10,00 €), kirjaa lasku luottotappioksi.
  • Käytä päätettyjä tilejä (Kassa-, myynti- ja kulutilit) luottotappiokirjauksissa.

1. Klikkaa Lisää uusi suoritus -painiketta.
2. Tiliöi laskun summa seuraavasti:

• Pankkitili: Merkitse "Kassa" -tilille 0,00 €
• Myyntitili: Käytä "Lehden myyntisaamiset" -tiliä ja kirjaa luottotappioksi jäävä summa esim. -1,91€
• Kulutili: Kirjaa asiakkaan "Luottotappio" -tilille ja kirjaa luottotappioksi jäävä summa esim. 1,91€

Poikkeustapaukset

• Aiheettomiksi päätettävät laskut:
  • Kirjaa asiakkaan ohjeiden mukaisesti, esimerkiksi muuttamalla laskun tilaa luottotappioksi.
  • Jos tilaus on perintään siirron yhteydessä katkaistu, älä muuta sitä, vaan luo tarvittaessa uusi tilaus.
• Asiakaskohtaiset ohjeet:
  • Perintään voi liittyä asiakaskohtaisia käytäntöjä, jotka itse päätätte

Tilausten jatkaminen perinnän jälkeen

• Asiakas päättää itse jatketaanko tilauksia onnistuneen perinnän jälkeen