Tilaus

Tilauslomake ja -tiedot

Yksittäiseen asiakkaaseen liittyvät tilaukset näkyvät Asiakastiedot-näkymässä omassa kentässään. Yksittäistä tilausta klikkaamalla pääset muokkaamaan sen tietoja. Pääset tiettyyn tilaukseen myös suoraan etusivulta hakemalla tilausnumeroa.

Tilauslomakkeella voit muokata seuraavia tietoja:

• Tilaustietoja (esim. tilauksen Katkaisun syyn)
• Hinta- ja maksutietoja (tilaushetkellä kiinnitetyn tuotteen hinta)
• Laskutietoja
• Tilaaja ja Maksaja tietoja
• Laskutuspyyntöjä, joiden kautta tilaus laskutetaan

Esimerkki tilauksen muuttamisesta

Asiakkaan voimassa olevaa tilausta voidaan tarvittaessa muuttaa

• Esim. asiakas on maksanut epähuomiossa laskun kahteen kertaan

Tilauksen Tilaustiedot–osiossa siirretään tilauksen alkuperäinen Loppuaika ylimääräisen maksuosuuden verran eteenpäin (esim. 1 kk Määräaikaistilauksen lasku maksettu kahteen kertaan, jolloin Loppuaikaa muutetaan 15.05.2024 -> 15.06.2024)

Tilauksen alkuperäinen lasku on myös päivitettävä samalla kertaa

• Valitsemalla tilaukseen liittyvän laskun painamalla laskun numerosta

• Lisäämällä laskun Tuotteet–osioon jatkettavan ajanjakson tuoterivi Lisää tuote –painikkeesta

Valitse tilausta vastaava tuote tuotelistalta.

Muokkaa tuoteriviä painamalla TuoteriviID:stä.

Hae tuoteriville tilaustiedot painamalla Hae tilaustiedot -painikkeesta.

Muokkaa aika vastaamaan lisättyä tilausjaksoa.

• Tallentamalla muutokset ja

• Liittämällä asiakkaan maksama (tupla)suoritus Myynnit ja suoritukset -osiossa Liitä suoritus –painikkeen kautta

Laskutuspyynnöt

Laskutuspyyntöjä pääsee

• Muokkaamaan Kynä–ikonista
• Lisäämään Lisää laskutuspyyntö –painikkeesta

Maksutuspyyntöjä voi lisätä ja olemassa olevia voi muokata.

Laskutuspyyntöä voi muokata vain ennen varsinaisen laskun luomista.

Laskutuspyynnön muokkauslomake.

Voit muokata:

• Päivämäärää milloin pyynnön saa luoda laskuksi
• Hintaa (verollinen ja veroton)
• Määrää (sama kuin tilauksessa olevien lehtien määrä)
• Alennusprosenttia

Voit valita laskulle tulevat tuotetekstit.

Lisätiedot tuoteriville –kentässä luodaan asiakkaan laskulle näkyviin haluttava teksti

• Ne voidaan myös tallentaa Lisää vakiotekstiksi –painikkeesta ja käyttää jatkossakin
• Voit käyttää aikaisemmin käytettyjä laskutekstejä painamalla Tuoterivin vakiotekstit –painikkeesta ja valitsemalla haluamasi tekstin. Teksti kopioituu tekstikenttään, jossa sitä voi tarvittaessa vielä muokata.

Laskutuspyynnöstä voi luoda asiakkaalle laskun heti painamalla Tee laskutuspyynnöstä lasku –painiketta.

Laskutuspyynnön voi myös poistaa Poista-painiketta painamalla.

Alapalkin toiminnot

Tilauslomakkeen alapalkista voi nappeja painamalla suorittaa eri toimintoja.

Tilausvahvistus

Tilausvahvistus-painikkeesta voi lähettää asiakkaalle tilausvahvistuksen kirjeellä tai sähköpostitse. Voit myös esikatsella tilausvahvistuksen. Tilausvahvistuksen teksti määritellään oletusasetuksien Viestipohjat-väilehdeltä.

Tilauksen katkaisu maksamattomana

Asiakkaan voimassa oleva tilaus, jota ei ole maksettu, voidaan tarvittaessa katkaista ja muodostaa uusi lasku jo toimitetuista lehdistä.

Tilauslomakkeen alaosasta löytyvää Maksamattoman tilauksen katkaisu–painiketta painamalla pääset tilauksen katkaisukäsittelyyn.

Lomakkeelle täytetään

• Katkaisutiedot - Katkaisupäivä ja Katkaisun syy
• Avoimet Laskut –listauksesta aktivoidaan tilaukseen liittyvät maksamattomat laskut käsittelyyn
• Aktivoimalla Luo lasku toimitetuista tuotteista -kentän, ohjelma luo laskun jo toimitetuista lehdistä
• Tarvittaessa voit muokata Tuote ja Lisätiedot ja Laskun viesti –kenttien oletustekstejä.

Suorita katkaisun käsittelytoimet –painikkeesta suoritetaan varsinaiset toimenpiteet

• Tilaus katkaistaan
• Alkuperäinen avoin lasku Hyvitetään
• Uusi lasku muodostetaan

Lehden katkaisun yhteydessä tulee samalla muuttaa tilauksen Loppupäivä samaksi kuin Katkaisupäivä. Tällöin vältytään tilanteelta, jossa Kestojatkon ajossa toinen voimassaoleva tilaus ei uusiutuisikaan.

Maksetun tilauksen katkaisu

Kun maksettu tilaus katkaistaan, voidaan maksettu summa siirtää asiakkaalle saldoksi tai voidaan tehdä tiliöinti asiakkaalle palautuvasta rahasta tilauksen laskulle (HUOM! TaikaTilauksen kautta ei liiku rahaa! Palautus asiakkaan tilille pitää tehdä taloushallinnon kautta!). HUOM! ETTÄ RAHANPALAUTUS TILIÖITYY OIKEIN, PITÄÄ RAHANPALAUTUKSET KÄSITELLÄ NIIHIN LIITTYVÄLLÄ RAPORTILLA.

Saldoa kertyy asiakkaalle esimerkiksi siinä tapauksessa, että asiakas on maksanut jonkun tilauksen, mutta haluaa sittenkin vaihtaa sen toiseen tilaustuotteeseen. Kun tilaus katkaistaan, tulee asiakkaalle hyvityksenä tilauksen saamattomista lehdistä tietty euromäärä. Tämä määrä siirtyy asiakkaan saldoon, jota voidaan käytettää tulevien laskujen maksamiseen.

Maksetun tilauksen katkaisu tehdään painamalla Maksetun tilauksen katkaisu -painiketta. Lomakkeelle lisätään katkaisupäivä ja -syy. Ohjelma laskee automaattisesti hyvitettävän saldon/rahasumman määrän. Tarvittaessa voit muokata Viesti asiakkaalle ja Sisäinen info -kenttien tekstejä.

Jos haluat palauttaa takaisin maksettavan summan saldoksi, paina Katkaise tilaus ja tiliöi summa asiakkaalle saldoksi tilille [saldotili] -painiketta.

Jos haluat palauttaa takaisin maksettavan summan asiakkaalle, paina Katkaise tilaus ja tee palautuslasku tiliöimällä summa tilille [palautustili] asiakkaalle palautettavaksi -painiketta. HUOM! Tämä ei tee itse palautusta! Palautus pitää tehdä taloushallinnon kautta! Tiliöinti tehdään kirjanpidon raportteja varten!

HUOM! ETTÄ RAHANPALAUTUS TILIÖITYY OIKEIN, PITÄÄ RAHANPALAUTUKSET KÄSITELLÄ NIIHIN LIITTYVÄLLÄ RAPORTILLA.

Maksetun tilauksen katkaisutoimet.

Voit palauttaa asiakkaalle suuremman summan saldoon/rahana aktivoimalla Salli suurempi summa -kentän ja kirjaamalla palautettavan summan Palautettava summa -kenttään.

Katkaisun jälkeinen näkymä

Katkaisun jälkeen saldo tulee asiakkaan tietoihin näkyviin. Saldoa käytetään automaattisesti seuraavan laskun maksamiseen.

Saldo näkyy asiakaskortilla laskutustietojen alla.

Saldon palautus näkyy alkuperäisen laskun tiliöinneillä seuraavasti:

Jos valitsit rahapalautuksen, muodostetaan uusi hyvityslasku, joka tiliöi rahanpalautuksen asetuksissa määritetylle tilille.

Tilauksen laskuihin muodostuu palatuksesta lasku

Palautuslasku

Tilauksen jatkaminen

Yksittäistä tilausta voi jatkaa vastaavilla tiedoilla Jatka tilausta -painikkeesta. Tilauksen jatkaminen luo uuden tilauksen tämän tilauksen perään ja tekee laskutuspyynnöt. Jatkettava tilaus voi olla kesto- tai määräaikainen. Laskutuspyynnöstä voi tehdä tilauslaskun heti ja lähettää se maksajalle.

Tilauksen poistaminen

Yksittäisen tilauksen voi myös poistaa Poista tilaus -painikkeella.