Lemonsoft

Yksisuuntainen integraatio, joka siirtää TaikaTilauksessa muodostetut tilaus- ja ilmoituslaskut Lemonsoft-toiminnanohjausjärjestelmään. Laskut lähetetään asiakkaille Lemonsoftista, ja niiden myyntireskontra hoidetaan Lemonsoftissa.

Käyttötarkoitus

Integraatio sopii julkaisijalle, jonka taloushallinto on Lemonsoftissa:

• Tilaukset, ilmoitusvaraukset ja laskujen muodostus hoidetaan TaikaTilauksessa kuten ennenkin
• Laskut siirtyvät Lemonsoftiin valmiina, eikä niitä tarvitse syöttää käsin
• Maksajan tiedot (nimi, osoite, Y-tunnus, sähköposti, laskutustapa ja verkkolaskuosoite) päivittyvät Lemonsoftiin TaikaTilauksesta
• Laskujen lähetys, maksujen seuranta ja kirjanpito tehdään Lemonsoftissa

Siirrettävät tiedot

Asiakas

Laskutusasiakas on aina laskun maksaja. Maksaja perustetaan Lemonsoftin asiakasrekisteriin, tai sen tiedot päivitetään, jos asiakas on jo olemassa.

Tieto	Kuvaus
Asiakasnumero	TaikaTilauksen asiakasnumero
Nimi ja lisänimi	Yritys ja henkilön nimi, tai pelkkä henkilön nimi
Osoite	Lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka ja maa
Y-tunnus	Yritysasiakkaalla
Sähköposti	Asiakkaan yhteyshenkilöksi; sähköpostilaskulla myös laskun vastaanottajaksi
Laskutustapa	TaikaTilauksen laskun toimitustavan mukaan
Verkkolaskuosoite ja välittäjä	Verkkolaskulla; kuluttajan e-laskulla IBAN ja pankin BIC-tunnus

Lahjatilauksessa lehden saaja näkyy laskulla toimitusasiakkaana (nimi ja osoite). Saajaa ei perusteta Lemonsoftin asiakasrekisteriin.

Lasku

Tieto	Kuvaus
Laskunumero ja viite	TaikaTilauksen laskunumero ja viitenumero
Päiväys ja eräpäivä	TaikaTilauksen laskulta
Kuvaus	"Lehtitilausmaksu - lehti" tai "Ilmoitusmyynti - lehti". Näkyy laskulla ja sähköpostilaskun viestissä
Tilauslaskun rivit	Koodina tilausnumero, nimenä lehti ja tilaustuotteen nimi, lisätietoina tilausjakso, lehden saaja ja laskuosa
Ilmoituslaskun rivit	Koodina ilmoituksen koko, nimenä lehti, lisätietoina julkaisupäivä, määräin ja yhteisilmoituksen maksajan osuus
Viitteenne	Ilmoituslaskulla määräin, jos se on sama kaikilla riveillä
Viesti	TaikaTilauksen "Lisätiedot laskulle"
Tilit, ALV ja kustannuspaikat	Käyttöönotossa sovitun kohdistuksen mukaan

Toimintaperiaate

1. Laskut muodostetaan TaikaTilauksessa — laskutusajo ja ilmoitusten laskutus tehdään normaalisti. Lemonsoftiin siirrettävät laskut eivät lähde TaikaTilauksesta.
2. Tarkistus ennen siirtoa — jokaisen rivin tili, ALV-kanta, kustannuspaikka ja laskun laskutustapa tarkistetaan käyttöönotossa sovittua kohdistusta vastaan. Puute pysäyttää siirron ennen kuin Lemonsoftiin kirjoitetaan mitään.
3. Asiakas — Lemonsoftista haetaan asiakas TaikaTilauksen asiakasnumerolla. Puuttuva asiakas luodaan, ja olemassa olevan asiakkaan muuttuneet tiedot päivitetään TaikaTilauksesta. Jos numerolla löytyy toinen asiakas, siirto pysähtyy.
4. Lasku — lasku luodaan Lemonsoftiin lähettämättömänä. Tallennettu lasku luetaan takaisin, ja sen asiakas, rivit ja summat verrataan TaikaTilauksen laskuun.
5. Siirtoloki — jokaisesta laskusta pidetään siirtolokia. Samaa laskua ei siirretä kahdesti, eikä keskeytynyttä kirjoitusta toisteta automaattisesti ennen kuin tulos on tarkistettu Lemonsoftista.

Verkkomaksulla (esim. Paytrail) jo maksettuja laskuja ei siirretä Lemonsoftiin.

Huomio

Lasku siirtyy Lemonsoftiin lähettämättömänä. Asiakkaalle se lähetetään Lemonsoftista.

Laskujen lähetys Lemonsoftista

TaikaTilauksen laskun toimitustapa määrää Lemonsoftin laskutustavan:

TaikaTilaus	Lemonsoft	Lähetys
SÄHKÖPOSTI	Sähköposti	PDF-lasku liitteenä, viestinä Lemonsoftin viestipohja
VERKKOLASKU	Lemonsoft verkkolasku	LemonHubin kautta yrityksen verkkolaskuoperaattorille tai kuluttajan pankkiin (e-lasku)
KIRJE	Lemonsoft tulostuspalvelu	LemonHubin kautta tulostuspalveluun, joka tulostaa ja postittaa laskun

Laskutustapojen numerot ovat Lemonsoftissa yhtiökohtaisia, ja ne sovitaan käyttöönotossa.

Lähetys

Laskut lähetetään Lemonsoftin Laskujen lähetys -näkymästä laskutustavoittain. Valitse lähetettävät laskut ja paina Lähetä. Onnistuneesti lähetetyt laskut poistuvat listalta.

Verkkolaskun tila

Verkkolaskun vaiheet näkyvät laskulla kohdassa Näytä › Lemonsoft verkkolasku -tapahtumat:

Tapahtuma	Merkitys
Registered	LemonHub on vastaanottanut laskun
Delivered	Lasku on välitetty vastaanottajan operaattorille
Rejected	Vastaanottava operaattori hylkäsi laskun. Selitteessä on syy

Tapahtumat päivittyvät viiveellä, usein puolen tunnin kuluessa lähetyksestä.

Vinkki

Jos verkkolasku hylätään syyllä "No ... routes found for the given document", vastaanottajan verkkolaskuosoite ja välittäjä eivät vastaa toisiaan. Tarkista välittäjätunnus TaikaTilauksen asiakaskortilta tai verkkolaskuosoitteistosta ja korjaa se. Seuraava siirto päivittää tiedon Lemonsoftiin, tai sen voi korjata Lemonsoftin asiakkaan Laskutus-välilehdelle.

Uudelleenlähetys

Jo lähetetyn laskun voi lähettää uudelleen, esimerkiksi toisella laskutustavalla:

1. Avaa lasku ja valitse … › Peru laskutus. Lasku palaa lähetettäväksi.
2. Vaihda tarvittaessa laskun Laskutustapa ja tallenna.
3. Lähetä lasku Laskujen lähetys -näkymästä.

Lemonsoftin asetukset

Laskun ulkoasu ja lähetys määritellään Lemonsoftissa (LemonOnline, Asetukset):

• OVT-tunnus — julkaisijan oma verkkolaskuosoite laskuttajana
• Virtuaaliviivakoodi — Toimintokeskuksen asetus BANKREFERENCE = 4 (IBAN ja suomalainen viitenumero)
• Laskupohja — Oletusraportit › Lasku, esim. Lemonsoftin vakiopohja Lasku A4. Tulostuspalvelun laskutustavalle valitaan Laskutustavat-asetuksessa oma pohja.
• Yrityksen tiedot — Yritystiedot › Toimipaikat: osoite, puhelin, sähköposti, viivästyskorko ja huomautusaika. Viivästyskoron desimaalierottimena käytetään pistettä (esim. 9.5).
• Logo — laskupohjan logo, enintään 870 × 200 pikseliä (PNG tai JPG)
• Sähköpostin viestipohja — Muut viestit › Sähköpostiviestit › Laskujen lähetys. Viestissä voi käyttää laskun tietoja, esim. {Invoice_number}, {Invoice_totalsum}, {Invoice_duedate}, {Company_print_iban}, {Invoice_reference} ja virtuaaliviivakoodi {Invoice_RfBankCode}.
• Sähköpostin lähettäjä — oletuksena laskut lähtevät Lemonsoftin omasta lähetyspalvelusta. Jos laskujen halutaan lähtevän julkaisijan omasta osoitteesta (esim. jaetusta postilaatikosta), Lemonsoft kytketään julkaisijan Microsoft 365:een: Integraatiot › Graph-luvat (Outlook ja Jaettu postilaatikko) ja lähettävälle käyttäjälle Send As -oikeus postilaatikkoon. Kytkentä vaatii julkaisijan Microsoft 365 -ylläpitäjän hyväksynnän.

Käyttöönotto

1. Lemonsoft-tunnukset — julkaisija tilaa Lemonsoftilta rajapintatunnukset (LemonRest) jokaiselle yhtiölle ja antaa TaikaTilauksen tukitunnukselle oikeudet asetuksiin ja laskujen lähetykseen.
2. Kohdistus — sovitaan, mitkä lehdet laskutetaan mistäkin yhtiöstä, myyntitilit tuoteryhmän ja ALV-kannan mukaan, kustannuspaikat, laskutustavat ja asiakasnumerointi.
3. Lemonsoftin asetukset — OVT-tunnus, virtuaaliviivakoodi, laskupohja, yrityksen tiedot, logo ja sähköpostin viestipohja (ks. yllä).
4. Testaus — jokainen laskutuskanava testataan testilaskuilla testiasiakkaille perille asti: sähköpostilasku, yrityksen verkkolasku, kuluttajan e-lasku, kirjelasku ja ilmoituslasku, myös yhteisilmoitus usealla maksajalla.
5. Tuotantokäyttö — siirto kytketään päälle, kun testit ovat kunnossa.

Hinta

TaikaTilauksen osalta integraatiosta veloitetaan käyttöönottomaksu sekä hinnaston mukainen kiinteä kuukausimaksu.

Lisätietoja: Jari Mäkelä p. 050 557 6130 jari.makela@taikatilaus.fi