Postitusten luonti
Avaa toiminto valitsemalla Postitus → Postitusten luonti.
Postitusten luonti -näkymässä haetaan tiettynä päivänä voimassa olevat tilaukset ja muodostetaan niiden perusteella lehden postitus.
Valitse ensin lehti ja päivä, jolloin tilausten tulee olla voimassa. Päivämääränä on oletuksena lehden seuraava ilmestymispäivä.
Tätä menetelmää käytetään postitukseen vain, kun Postin LaPa-ajo ei ole käytössä. Jos LaPa-ajo on käytössä, postitusaineisto tehdään Postitusten tiedot -sivulla.
Tilausten hakeminen
- Valitse Lehti.
- Valitse Tilausten voimassaolopäivä.
- Paina Näytä tilaukset.
Valitun lehden viimeisimmän kestojatkon ajankohta näkyy hakuehtojen alapuolella.
Kun painat Näytä tilaukset, sivun alaosaan avautuu Voimassa olevat tilaukset -yhteenveto.
Tarkista ennen postitusajoa, että kestotilausten jatko on tehty!
Voimassa olevat tilaukset
Kun painat Näytä tilaukset, sivun alaosaan avautuu Voimassa olevat tilaukset -yhteenveto.
Yhteenveto näyttää valittuna päivänä voimassa olevien tilausten määrät.
Tilaukset eritellään esimerkiksi:
- kotimaisiin ja ulkomaisiin kestotilauksiin
- kotimaisiin ja ulkomaisiin määräaikaisiin tilauksiin
- tilausten kokonaismäärään
- postitettavien lehtien kokonaismäärään
Tilausten ja lehtien määrä voi olla eri, jos yhdellä tilauksella toimitetaan useampi kuin yksi lehti.
Yhteenvedossa näkyy lisäksi:
- Eri tilaajia – eri tilaajien lukumäärä
- Varhaisjakelussa eri tilaajia – varhaisjakeluun kuuluvien eri tilaajien lukumäärä
- Väliaikainen osoite – niiden tilausten määrä, joilla on valittuna päivänä voimassa oleva väliaikainen osoite
- Jakelukeskeytyksiä (ei mukana) – tilaukset, joita ei oteta postitukseen voimassa olevan jakelukeskeytyksen vuoksi
- Estolistalla (ei mukana) – tilaukset, joidan tilaajat ovat estolistalla, jolloin tilaajalle ei toimiteta lehtiä
- Poistettuja (ei mukana) – postituksesta pois jäävät poistetut tilaukset
Poikkeusten tarkastelu
Kun olet painanut Näytä tilaukset, yhteenvedon alareunassa näkyy Näytä poikkeukset -painike, jos haussa on postituslistassa huomioitavia asioita.
Painikkeessa näkyvä numero kertoo löydettyjen poikkeusten määrän.
Paina Näytä poikkeukset, jolloin sivun oikealle puolelle avautuu Postituslistassa huomioitavat asiat -lista.
Listalla voidaan näyttää esimerkiksi:
- Väliaikainen osoite – asiakkaalla on valittuna ajankohtana voimassa oleva väliaikainen osoite.
- Jakelukeskeytys – asiakkaan tilauksella on jakelukeskeytys, jonka vuoksi tilausta ei oteta mukaan postitukseen.
Rivillä näkyy poikkeuksen tyyppi, sen voimassaoloaika sekä asiakkaan numero ja nimi.
Poikkeuslista kannattaa tarkistaa ennen postitusajon tekemistä, jotta mahdolliset väliaikaiset osoitteet ja jakelukeskeytykset ovat odotetun mukaisia.
Kun poikkeuslista on avattu, painike muuttuu muotoon Piilota poikkeukset. Painamalla sitä saat listan pois näkyvistä.
Tilausten vienti Exceliin
Paina Näytä voimassa olevat tilaukset kaikilla tiedoilla (Excel), kun haluat ladata haussa löytyneet voimassa olevat tilaukset Excel-tiedostoon.
Postitusajon tekeminen
Kun olet tarkistanut yhteenvedon ja mahdolliset poikkeukset, paina:
Luo postitusajo lehden toimitusta varten
Ohjelma kysyy vahvistuksen: Tehdäänkö postitusajo? (Postitus kirjoitetaan lehden toimittamista varten.) Ikkunassa näkyy yhteenveto luotavasta postituksesta. Jos samalle päivälle on jo aiempi postitus, ikkunassa varoitetaan: "Saman päivän aiempi postitus (N osoiteriviä) poistetaan ja korvataan uudella." Vahvista painamalla Tee postitusajo.
Sama vahvistus kysytään myös painon tiedostojen FTP-siirroissa.
Postitusajo muodostaa valitun lehden postituksen valitulle päivälle.