Ilmoitusasiakas ja -myynti

Ilmoitusasiakas

Asiakaskohtaiseen Ilmoitusasiakas–palveluun pääsee hakemalla asiakkaan etusivulta ja sitten klikkaamalla Näytä ilmoitusmyynti –linkkiä asiakasriviltä.

Etusivun haun kautta pääset ilmoitusmyynnin hallintaan.

Ohjelman päävalikkoon ilmestyy uusi Ilmoitusasiakas-välilehti, josta pääsee palaamaan haetun asiakkaan tietoihin takaisin, mikäli siirtyy välillä muualle ohjelmaan.

Löydät käsittelemäsi ilmoitusasiakkaan ohjelman päävalikosta vaikka välillä tekisit ohjelmassa jotain muuta.

Ilmoitusasiakkaan koontisivu ja välilehdet

Ilmoitusasiakas-näkymässä näytetään asiakkaan tiedot ja välilehdet, jotka myös asiakas itse näkee kirjautuessaan OmaPalveluun. Myyjä näkee ylävalikossa lisäksi Muistio ja Myynnit-välilehdet, joita asiakas ei itse näe. Asiakkaan valitsemisen jälkeen myyjä näkee kyseisen asiakkaan Koonti-näkymän

• Myyjä voi suorittaa myös asiakkaan puolesta toimintoja, kuten omien tietojen päivittämistä

Ilmoitusasiakkaan etusivu.

Asiakastiedot

Asiakastiedot/Omat tiedot –välilehdellä voi muokata asiakkaan perustietoja, kuten

• Yhteystietoja
• Laskutustietoja
• Yhteyshenkilöiden tietoja

Yhteys- ja laskutustiedot vastaavat asiakaskortille tallennettuja tietoja.

• Laskutustiedoista voidaan myös asettaa asiakas Myyntikieltoon, milloin asiakkaalle ei voi luoda ilmoitusvarauksia (esim. maksamattomien laksujen takia)
• Myyntikielto asetetaan syöttämällä kenttään vapaamuotoista tekstiä
• Myyntikielto poistetaan poistamalla kenttään syötetty teksti

Yhteyshenkilöt –listaukselle voi tallentaa ilmoitusmyynteihin liittyvien henkilöiden yhteystietoja, kuten esim.

• Aineistoista vastaavien henkilöiden yhteystiedot
• Ulkopuoliset aineistojen toimittajat

Ilmoitusasiakkaan omissa tiedoissa ovat asiakkaan yhteystiedot ja laskutustiedot

Ilmoitusasiakkaan myynti välilehdeltä näet, jos asiakkaalle on asetettu myyntikielto

Aineistopankki

Aineistopankki–välilehdellä voi tallentaa esim. asiakkaan usein tarvitsemia aineistoja, kuten

• Logoja
• Kuvia

Ladattava aineisto haetaan omalta koneelta ja lisätään kuvaus sen sisällöstä (esim. logo (väri), logo (mv)). Aineisto tallennetaan palveluun Lisää aineisto aineistopankkiin -painikkeesta.

Voit ladata aineistopankkiin asiakkaan usein käyttämiä aineistoja.

Ilmoitukset

Ilmoitukset –välilehdellä näkee kaikki asiakkaaseen liitetyt ilmoitukset (menneet ja avoimet) ja voi hallinnoida mm. ilmoitustilauksiin liittyviä aineistojen tiedostoja, kommentointeja ja hyväksyntöjä. Listauksella näkee yksittäisen ilmoituksen valmistusta varten palveluun ladatut aineistot, sekä aineistojen kuvaukset.

Ilmoitukset-välilehdeltä näet asiakkaan ilmoitukset ja voit hallinnoida niitä.

Listauksella näytettäviä ilmoitusvarauksia voi järjestää

• Lajittelutieto–valikon (Alkupäivä / Varausnumero) ja
• Lajittelujärjestys–valikon avulla (Nouseva / Laskeva)
• Aktivoimalla Piilota menneet –valintaruutu, mikä piilottaa kaikki ilmoitukset, jotka ovat ilmestyneet menneissä julkaisuissa.

Voit järjestää ja suodattaa ilmoitusten listausta eri valinnoilla.

Avoimia ilmoitusvarauksia voi käsitellä

• päivittämällä Ilmoitustekstiä
• lisäämällä kuva-aineistoa
• lähettämällä aineiston ulkopuoliselle käsittelijälle latauslinkin palveluun

Ilmoituksia voi käsitellä eri tavoilla.

Lähetä latauslinkki -painikkeesta lähetetään aineiston toimittajan sähköpostiin linkki, millä hän voi kirjautua OmaIlmoitus –palveluun ja siellä ladata juuri kyseiseen ilmoitukseen liittyviä aineistoja. Painike näkyy vain, jos mainosta/ilmoitusta ei ole vielä otettu käsittelyyn.

Voit lähettää latauslinkin aineiston toimittajalle.

Muuta ilmoitustekstiä -painikkeista voi antaa ilmoituksen sisältötekstin esim. rivi-ilmoitukseen. Painiketta ei näytetä, mikäli Ilmoitus tulee valmiina aineistona –asetus on myyntivarauksessa aktivoituna

Voit muuttaa ilmoitukseen sisältyvää ilmoitustekstiä.

Lisää aineisto -painikkeista voi liittää aineiston erillisenä tiedostona, mitä käytetään ilmoituksen tuottamisessa. Jos aineisto sisältää valmiin ilmoituksen, joka ei ole menossa käsittelyyn, klikkaa Aineisto on valmis ilmoitus! -kentästä.

Ilmoitusaineiston lisääminen tehdään ylläolevan lomakkeen kautta.

Aiemmin tallennettuja ilmoitusmateriaaleja voi katsella klikkaamalla aineistolinkkejä.

Lisättyjä aineistoja voi poistaa aktivoimalla Näytä tiedostojen poistaminen –valintaruudun

• Lisättyjen ilmoitustietojen alle tulee näkyviin Roskakori-ikoni

Näytä tiedostojen poistaminen -kenttä mahdollistaa aineistojen poistamisen.

Julkaisut

Julkaisut–välilehdellä listataan ilmoitusvarauksiin liittyvät julkaisut, joista niitä voi katsella lehden muodossa

Julkaisut välilehdeltä asiakas näkee julkaisut, missä hänen ilmoituksensa ovat ilmestyneet.

Malli valmiista julkaisusta, jossa ilmoitus näkyy.

Laskut

Laskut –välilehdellä listataan ilmoitusvarauksiin liittyvä laskutushistoria. Laskuja pääsee muokkaamaan/tarkastelemaan painamalla laskunumeroa.

Laskut-välilehden näkymä.

Muistio

Muistio-välilehdellä voi lisätä asiakkaasta tärkeitä lisätietoja, jotka kaikkien myyjien olisi hyvä tietää.

Muistio-välilehden näkymä.

Myynti

Myynti on asiakkaalle myyty kokonaisuus, joka voi sisältää useamman myyntivarauksen. Myyntivaraus on myyntiin liittyvä mainos/ilmoitus, esim. tietyn lehden etusivu. Myynnit-välilehdellä on listaus kaikista asiakkaalle myydyistä myyntivarauksista.

• Lisää ilmoitusvaraus –painikkeella lisätään uusi mainos-/ilmoitusvaraus
• Lisää ilmoituspaketti –painikkeella lisätään uusi ilmoituspaketin varaus

Asetuksissa on voitu luoda myyntituotteista paketteja. Paketin lisäämisessä kerätään automaattisesti siihen kuuluvat myyntituotteet saman myynnin alle, mutta yksittäisten tuotteiden oletushintoja ei huomioida laskua luotaessa

Myynteihin liittyviä mainos-/ilmoitusvarauksia voi hakea listaukselta

• Ilmoitusvarauksen numerolla
• Julkaisu- ja aineistopäivällä

Myyntinumeroa klikkaamalla siirrytään yksittäisen myynnin käsittelyyn

Myynnit-välilehdeltä voit lisätä ilmoitusvarauksia ja hallita myyntejä.

Mikäli käyttäjä on aktivoinut omissa tiedoissaan Pelkistetyn ilmoitusvarauslomakkeen käytön, niin Myynnit-listaus näyttää toisenlaiselta, jossa kyseisen Ilmoitusasiakkaan listauksella näkyy kaikki tehdyt ilmoitusvaraukset yksittäisinä riveinä ja ne voidaan avata käsittelyä varten joko

• varausnumerosta (yksittäinen ilmoitusvaraus)
• tai myyntinumerosta (kaikki myyntivaraukseen liittyvät ilmoitusvaraukset)

Pelkistetyn lomakkeen kautta voit käsitellä joko yksittäisiä ilmoitusvarauksia tai myyntivarauksia.

Yksittäisen myynnin käsittely

Yksittäisen myynnin näkymästä pääset tarkastelemaan siihen liittyviä mainos/ilmoitusvarauksia sekä muokkaamaan myynnin tietoja.

Myynnin tiedoissa näet tiedon siitä milloin myynti on lisännyt ja mikä käyttäjä on sen lisännyt, sekä päivämäärän ja kelloajan, milloin myyntiä on viimeksi muutettu, ja kenen toimesta.

Myyntiä pääsee muokkaamaan Muokkaa myyntiä –painikkeen kautta.

Poista myynti -painike näkyy vain, mikäli kyseistä myyntiä ei ole vielä laskutettu.

Myynnin Laskutuspyyntöjä (josta varsinainen lasku luodaan) pääsee muokkaamaan

• Kynä-ikonista koko sisältöä

Kynä-ikonia painamalla muodostuva näkymä.

• Saa luoda pvä -linkistä laskutuspäivää
• Luo lasku -painikkeesta ohittamaan laskutuspäivän ja luomaan laskun välittömästi

Jos myynnille on asetettu pakettihinta, tulee näkyviin Lisää myynnille laskutuspyyntö -painike.

Kun myynnille asettaa jälkikäteen pakettihinnan, pitää laskutuspyyntö erikseen lisätä.

Lisää myynnille ilmoitusvaraus –painikkeella lisätään uusi ilmoitusvaraus tähän kyseiseen myyntiin. Poista laskuttamattomat ilmoitusvaraukset -painikkeesta voit poistaa myynniltä ilmoitusvaraukset, joita ei ole vielä laskutettu.

Ilmoitusvarauksen numeroa klikkaamalla pääsee yksittäisen ilmoitusvarauksen tietoihin.

Yksittäisen myynnin muokkaaminen

Yksittäistä myyntiä voi muokata painamalla Muokkaa myyntiä -painiketta.

Myynnin muokkaaminen -lomakkeella voit:

• vaihtaa myyntiin liitetyn myyjän
• kirjata ylös myyntiin liittyviä lisätietoja
• lisätä tekstin laskun tuoteriville
• määrittää myynnille verottoman pakettihinnan ja alennusprosentin (tällöin myyntiin liittyvien yksittäisten ilmoitusvarausten hintoja ei oteta huomioon)

Poikkeavat käsittelyt, mitkä ovat vain Pääkäyttäjän tehtävissä:

• aiemmin tehdyn myynnin siirtäminen toiselle asiakkaalle (esim. alkuperin myynti on tehty väärälle, samannimiselle asiakkaalle)
• jo laskutettuja ilmoitusvarauksien vapauttaminen uudelleenlaskutukseen (esim. lasku on lähetetty väärälle maksajalle)
• toiminnot ovat aktivoitavissa Asetukset / Pääkäyttäjä –näkymän kautta

Myyntipaketin lisääminen

Myyntipaketteja voi lisätä ilmoistusasiakkaan Myynnit-välilehdeltä.

Myytävät ilmoituspaketit pitää olla valmiiksi luotuina Asetukset / Paketit -toiminnon kautta.

Myyntipaketin luomiseen pääset painamalla Lisää ilmoituspaketti –painiketta.

Ilmoituspaketin muokkaus:

1. Oletuksena myyntiin on lisättty asiakkaaseen liitetty myyjä. Voit kuitenkin vaihtaa myyjän tarvittaessa.
2. Myynnin lisätiedot –kenttään voi kirjoittaa myyntiin liittyviä tietoja, jotka eivät näy asiakkaalle, eikä käsittelijöille.
3. Myyntipaketti–valikosta valitun paketin mukaisesti myyntiin lisätään automaattisesti kaikki kyseisen myyntipaketin ilmoitusvaraukset.
   • Ohjelma lisää automaattisesti kyseiseen myyntipakettiin kuuluvat ilmoitusvaraukset, mutta tallennuksen jälkeen pitää vielä lisätä mihin julkaisuun kyseiset ilmoitukset tulevat.
4. Laskun tuoterivi –kenttään voi määrittää myyntipaketin laskulle tulostuvan tuoterivitiedon.
5. Voit myös määrittää paketin verottoman yhteishinnan. Mikäli se on määritelty, yksittäisten ilmoitusvarauksien hintoja ei huomioida.
   • Lopulliset hintatiedot lasketaan automaattisesti syötetystä Hinta ja Alennusprosentti-luvuista.
6. Laskujen muodostuminen –osiossa voi määrittää (ilmestyy näkyviin, kun paketin Hinta–tieto on ensin annettu)
   • 6.1 Kuinka moneen laskutuserään paketin kokonaishinta jaksotetaan
   • 6.2. Koska paketin ensimmäinen erä laskutetaan
   • 6.3. Koska paketin viimeinen erä laskutetaan

Myynnin lisääminen -lomake

Ilmoitusvarauksen lisääminen

Uuden ilmoitusvarauksen pääset lisäämään Lisää ilmoitusvaraus –painikkeesta.

Ilmoitusvarauksen lisäämiseen pääsee ilmoitusasiakkaan Myynnit-välilehdeltä.

• Valitse Myyjä, mikäli eri kuin asiakkaaseen liitetty myyjä
• Valitse Kanava, jolloin alle avautuu siihen kuuluvat tuotteet
• Valitse Tuote, jolloin alle avautuu siihen kuuluvat julkaisut

Voit valita yhden tai useamman julkaisun, jossa ilmoitus ilmestyy painamalla Valitse useita -painiketta. Tätä ei voi enää jälkikäteen muuttaa.

Muut määriteltävät kentät avautuvat yllä olevien valintojesi perusteella ja kanavakohtaisesti voidaan määritellä erilaisia asioita, kuten palstamäärän, radiospotin keston tai bannerimainoksen näyttömäärät.

Toiston tiedot -kentässä ilmoitetaan mahdollisesti aiemmin julkaistun aineiston myyntivarausnumero.

Kiireellinen-kentän aktivointi näyttää tämän myyntivarauksen korostettuna Ilmoitustyöjono-listauksella

Ilmoitusvarauksen perustiedot.

Ainestotiedoissa voidaan lisätä ilmoitusteksti ja kerrotaan, kuka toimittaa ilmoitusvaraukseen liittyvän aineiston.

Aineiston toimittamisesta voidaan lähettää automaattinen viesti ilmoitusvarauksen käsittelijälle, joka voi aloittaa ilmoituksen työstämisen.

Jos ilmoituksessa on vain tekstiä, täytä Ilmoitukseen ei liity tiedostoja -kenttä.

Ainestotiedoissa kerrottaan kuka toimittaa ilmoitukseen liittyvän aineiston ja lisätään ilmoitustekstin.

Lomakkeessa voi valita kenelle lähetetään ilmoitusvarauksesta varausvahvistus.

Ilmoitus voidaan vielä hyväksyttää asiakkaalla ennen sen julkaisemista. Tällöin asiakkaalle lähtee automaattiviesti heti sen jälkeen kun valmis ilmoitus on ladattu palveluun

• Ilmoituksen hyväksyjä -valikosta lisätään aineiston lopullinen Hyväksyjä, jolle hyväksymispyyntö lähetetään

Jos asiakas lähettää valmiin ilmoituksen, täytetään Aineisto on valmis ilmoitukseksi -kenttä, jolloin ilmoitusta ei tarvitse erikseen hyväksyttää.

Täyttämällä Tarkistuskappale-kentän, lähetetään asiakkaalle automaattisesti tarkistuskappale valmiista ilmoituksesta/mainoksesta.

Ilmoitusvarauksesta voi lähettää varausvahvistuksen ja sille voi määrätä valmiin ilmoituksen hyväksyjän.

Hinta- ja laskutustiedot –osiossa voi tarvittaessa muuttaa tuotteen Normaalihintaa (oletushinta asetetaan asetuksista) ja lisätä mahdollisen Alennusprosentin.

Lopullinen hinta lasketaan annetun määrän, keston tai koon mukaan (esim. Ilmoitusosastolla voi lisäksi olla eri hinta kuin myyntituotteella). Hinnan voi muuttaa ja laskea uudelleen Laske hinta verollisesta / Laske hinta verottomasta -painikkeiden avulla. HUOM! pakettimyynneissä huomioitava, että jokaisella ilmoitusvarauksella pitää aina olla joku yksikköhinta asetettuna vaikka se pakettina myytäisiinkin. Ohjelma pitää huolen, ettei yksikköhintoja käsitellä erillisinä, vaan jyvitettyinä paketille annetun hinnan mukaisesti.

Lisätiedot laskun tuoteriville –kentässä annetaan asiakkaan laskulle näkyviin haluttavat tiedot

• Ne voidaan myös tallentaa Lisää vakiotekstiksi –painikkeesta ja käyttää jatkossakin
• Tallennettujen listaus avautuu Vakiotekstit–painikkeesta ja Valitse–painikkeesta klikkaamalla kopioituu kyseinen teksti kenttään, jossa sitä voi tarvittaessa vielä muokata
• Poista–painikkeesta tallennettu viesti poistuu käytöstä

Ilmoitusvarauksen laskuun voi lisätä tekstejä ja käyttää uudestaan tallennettuja tekstejä.

Valmistuslisä huomioidaan myös hintaan, kun se lisätään uudeksi tuoteriviksi laskulle.

Laskutustapoja on erilaisia, kuten jokainen ilmoitus erikseen tai koontilaskuna viimeisen ilmoituksen jälkeen

• kentän tiedon mukaisesti luodaan lasku, joka jättää huomioimatta muut Laskutustapa-valinnat.

Laskustapa-valikosta voi valita eri tapoja laskun maksamiseen.

Ilmoitusmääräin on asiakkaan antama laskuviitteen teksti, joka siirretään laskun tuoteriville (esim. laskutettavan yrityksen osastokohtaiset viitteet).

Laskutetaan omanaan -kentän aktivointi muodostaa kyseisestä ilmoitusvarauksesta oman laskutuspyynnön, josta muodostuu yksittäinen lasku (muut Laskutustapa -valinnat jätetään huomioimatta).

Hinta- ja laskutustiedoista määrätään ilmoitusvarauksen hinta- ja laskutustietoja.

Ilmoitusvaraukselle voi myös tarvittaessa lisätä eri maksajan Hae laskun maksajaa –painikkeesta (maksajan on oltava asiakasrekisterissä jo valmiiksi lisättynä).

Ilmoitusvarauksella voi lisätä eri maksajan.

Pelkistetty ilmoitusvaraus-lomake

Mikäli käyttäjä on aktivoinut omissa Käyttäjän tiedoissaan pelkistetyn ilmoitusvarauslomakkeen käytön, niin yksittäinen ilmoitusvaraus-lomake näyttää toisenlaiselta, ja lomakkeella näkyy vain

• Ilmoituksen perustiedot
• Hinta- ja laskutustiedot -osion kentät
• Laskun maksaja -tiedot

Mikäli esim. ilmoituksen perustietoihin halutaan näkyviin muita kenttiä (pitkästä lomakkeesta) ja/tai muita osioita, kuten esim. Aineistotiedot-osion Ilmoitukseen ei liity tiedostoja -kenttä, niin niiden näkyvyyden aktivoinnista sovitaan erikseen ennen käyttöönottoa.

Toiminnallisesti molemmat lomakkeet ovat siis samat kuin tähänkin asti ja käyttäjä voi aktivoida/vaihtaa kumman tahansa päälle milloin tahansa.

Pelkistetty ilmoitusvaraus-lomake

Valmiin ilmoitusvarauksen lisätoiminnot

Ilmoitusvarauksen tallentamisen jälkeen ilmestyy lomakkeelle muutama lisätoiminto.

Laskujen muodostuminen -kentässä lukee lisätietoja laskun muodostamisesta ja lähetyspäivästä.

Varausilmoituksen voi tulostaa PDF-tulosteena ja tallentaa tiedostoksi omalle koneelle klikkaamalla ensin Tulosta-painiketta, jonka jälkeen ilmestyy Avaa PDF-tuloste -painike.

Lähetä varausvahvistus -painikkeesta voit lähettää asiakkaalle varausvahvistuksen, jos asiakkaan tiedoista löytyy sähköposti.

Kopioi-painikkeesta pystyy luomaan uuden ilmoitusvarauksen aiemman ilmoituksen pohjatiedoilla. Klikkauksen jälkeen avautuu uusi ilmoitusvaraus-lomake, johon tehdään tarvittavat muutokset (esim. Julkaisun valinta) ennen tallennusta.

Ilmoitusvarauksen voi poistaa painamalla Poista-painiketta.

Valmiin ilmoitusvarauksen alapalkissa on lisätoimintoja, joita luomisen aikana ei näy.